Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt-VA)

USt-VA automatisch aus deinen Buchungen — per ELSTER übermittelt

Von der Sortico Redaktion · aktualisiert am 19. April 2026 · Lesezeit 8 min

Was ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (kurz: USt-VA) ist eine regelmäßige Steuererklärung, in der du dem Finanzamt mitteilst, wie viel Umsatzsteuer du in einem bestimmten Zeitraum eingenommen und wie viel Vorsteuer du gezahlt hast. Die Differenz ist deine Zahllast — entweder zahlst du nach oder das Finanzamt erstattet dir.

In Sortico ermittelst du die USt-VA automatisch aus deinen Buchungen — du überprüfst die Zahlen, und überträgst sie mit einem Klick per ELSTER ans Finanzamt.

Die Pflicht zur Voranmeldung ist in § 18 UStG geregelt. Die Frist für die Übermittlung und Zahlung ist ebenfalls gesetzlich festgelegt — bei Versäumnis drohen Verspätungszuschläge.

Wer muss die USt-VA abgeben?

Grundsätzlich alle Unternehmer, die Umsatzsteuer ausweisen. Ausgenommen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG — sie müssen keine Voranmeldung abgeben.

Unternehmer-Typ	USt-VA-Pflicht?
Regelbesteuert (GmbH, UG, Einzelunternehmen mit USt.)	Ja
Freiberufler mit USt.-Ausweis	Ja
Kleinunternehmer (§ 19 UStG)	Nein
Im Gründungsjahr (neu gegründet)	Je nach Zahllast-Prognose — siehe Hinweis unten

Sonderregelung für Neugründer: Nach dem Gesetzeswortlaut des § 18 UStG müssen Unternehmer im Jahr der Gründung und im Folgejahr grundsätzlich monatlich Voranmeldungen abgeben. Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) wurde diese monatliche Pflicht für Existenzgründer befristet ausgesetzt — seitdem richtet sich der Voranmeldungszeitraum auch bei Neugründern nach der voraussichtlichen Steuer. Prüfe den aktuellen Stand bei deinem Finanzamt oder Steuerberater, bevor du den Zeitraum festlegst.

Monatlich oder quartalsweise?

Der Voranmeldungszeitraum richtet sich nach deiner Zahllast des Vorjahres (§ 18 Abs. 1 UStG):

Vorjahres-Zahllast	Voranmeldungszeitraum
Mehr als 9.000 €	Monatlich
2.000 € bis 9.000 €	Quartalsweise
Nicht mehr als 2.000 €	Befreiung von der Voranmeldung möglich (auf Antrag)

Neufassung zum 1.1.2025: Die Schwellenwerte wurden mit dem Wachstumschancengesetz angehoben. Bis 2024 galten 7.500 € (Monatsgrenze) und 1.000 € (Jahresgrenze); seit 2025 gelten 9.000 € und 2.000 €.

Sortico zeigt dir in den Steuer-Einstellungen, welcher Zeitraum für dein Unternehmen gilt — du kannst ihn dort manuell anpassen, falls sich deine Zahllast geändert hat.

Fristen und Dauerfristverlängerung

Normale Fristen

Voranmeldung für	Frist
Monat Januar	10. Februar
Monat Februar	10. März
1. Quartal (Jan–Mrz)	10. April
... und so weiter	Immer 10. des Folgemonats

Fällt der 10. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag.

Dauerfristverlängerung

Du kannst beim Finanzamt eine Dauerfristverlängerung um einen Monat beantragen (§ 46 UStDV). Damit hast du statt bis zum 10. Februar bis zum 10. März Zeit für die Januar-Meldung. Voraussetzung: Du zahlst eine Sondervorauszahlung (1/11 der Vorjahreszahllast) bis zum 10. Februar.

Sortico berücksichtigt die Dauerfristverlängerung in den Erinnerungen, sobald du sie in den Steuereinstellungen aktiviert hast.

Was enthält die USt-VA?

Die Voranmeldung fasst alle umsatzsteuerrelevanten Vorgänge des Zeitraums zusammen:

Position	Was gehört dazu?
Umsatzsteuer auf Lieferungen und Leistungen	Die USt., die du deinen Kunden in Rechnung gestellt hast
Innergemeinschaftliche Erwerbe	Käufe aus anderen EU-Ländern mit Steuerpflicht
Vorsteuer aus Eingangsrechnungen	Die USt., die du bei Lieferanten bezahlt hast (§ 15 UStG)
Vorsteuer aus innergemeinschaftlichen Erwerben	Entsprechende Gegenbuchung
Zahllast oder Erstattung	Saldo aus USt. minus Vorsteuer

Sortico befüllt alle Felder automatisch aus deinen Buchungen. Du prüfst die Zahlen — und überträgst mit einem Klick.

Kleinunternehmer — von der USt-VA befreit

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus und kannst keine Vorsteuer abziehen. Du musst daher auch keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben.

Sortico erkennt automatisch, ob dein Unternehmen als Kleinunternehmen konfiguriert ist, und blendet die USt-VA-Funktion entsprechend aus.

Übersteigst du im laufenden Jahr die Umsatzgrenze und wechselst zur Regelbesteuerung, wirst du ab dem Folgemonat voranmeldepflichtig. Sortico zeigt dir in diesem Fall automatisch die USt-VA-Seite an.

Wie schnell bist du mit der USt-VA fertig?

Wenn du deine Rechnungen und Ausgaben in Sortico gepflegt hast, dauert die Voranmeldung keine fünf Minuten — Zahlen prüfen, per ELSTER übermitteln, fertig.

14 Tage kostenlos testen

ELSTER-Übertragung

Für die Übermittlung brauchst du ein gültiges ELSTER-Zertifikat (Datei-Zertifikat, Endung .pfx). Das richtest du einmal in den Steuer-Einstellungen ein — danach läuft die Übertragung vollautomatisch.

Das Protokoll des Finanzamts (Transferprotokoll) bleibt nach erfolgreicher Übermittlung in Sortico gespeichert — du hast so immer den Nachweis, dass du fristgerecht angemeldet hast.

Die elektronische Übermittlung ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 149 AO). Eine Abgabe in Papierform ist nur in begründeten Ausnahmen möglich.

Häufige Fehler vermeiden

Frist vergessen. Auch bei Null-Umsatz muss die Meldung rechtzeitig eingehen. Sortico erinnert dich 5 Tage vor der Frist — stelle sicher, dass deine E-Mail-Adresse aktuell ist.

Vorsteuer aus Belegen ohne Pflichtangaben abziehen. Vorsteuer ist nur abziehbar, wenn die Eingangsrechnung alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält. Fehlt z.B. die Steuernummer des Lieferanten, fällt der Vorsteuerabzug weg.

Sondervorauszahlung bei Dauerfristverlängerung vergessen. Wenn du Dauerfristverlängerung nutzt, ist die Sondervorauszahlung bis 10. Februar fällig. Wird sie nicht gezahlt, erlischt die Verlängerung.

Abgelaufenes ELSTER-Zertifikat. ELSTER-Zertifikate haben eine Laufzeit von 3 Jahren. Sortico zeigt dir rechtzeitig einen Hinweis, wenn dein Zertifikat bald abläuft.

Was passiert wenn...

...ich zu spät melde?

Das Finanzamt setzt einen Verspätungszuschlag. Dieser beträgt bis zu 10 % der Zahllast, mindestens 25 €. Bei dauerhaften Versäumnissen kann das Finanzamt außerdem Schätzbescheide erlassen.

...meine Zahllast höher ist als ich Geld habe?

Übermittele trotzdem fristgerecht — so vermeidest du den Verspätungszuschlag. Anschließend kannst du beim Finanzamt einen Zahlungsaufschub oder eine Ratenzahlung beantragen.

...ich die Voranmeldung korrigieren muss?

Erstelle in Sortico eine Berichtigungs-Voranmeldung für denselben Zeitraum. Sie ersetzt die vorherige. Korrekturen sind bis zur Festsetzungsverjährung (in der Regel 4 Jahre) möglich.

Häufig gestellte Fragen

Woher weiß ich, ob ich monatlich oder quartalsweise anmelden muss?

Das hängt von deiner Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres ab (seit 1.1.2025 angehobene Grenzen): Über 9.000 € monatlich, zwischen 2.000 € und 9.000 € quartalsweise. Unter 2.000 € kann das Finanzamt dich von der Pflicht befreien — du kannst aber freiwillig anmelden.

Was passiert wenn ich die Frist verpasse?

Das Finanzamt setzt einen Verspätungszuschlag (bis zu 10 % der Zahllast, mindestens 25 €). Bei wiederholten Versäumnissen kann es Schätzbescheide erlassen. Sortico erinnert dich rechtzeitig vor der Frist.

Muss ich auch eine Null-Meldung abgeben wenn ich in einem Monat nichts umgesetzt habe?

Ja, sofern du zur monatlichen oder quartalsweisen Abgabe verpflichtet bist. Die Null-Meldung zeigt dem Finanzamt, dass du nicht vergessen hast — und schützt vor Schätzbescheiden.

Kann ich eine bereits übermittelte USt-VA korrigieren?

Ja. Eine Korrektur-Voranmeldung für denselben Zeitraum ist möglich — sie ersetzt die vorherige. In Sortico klickst du auf Berichtigung und übermittelst erneut.

Was ist der Unterschied zwischen Voranmeldung und Jahreserklärung?

Die Voranmeldung ist eine vorläufige Abrechnung unterjährig. Die Jahreserklärung fasst alle Voranmeldungen zusammen und ist verbindlich — Differenzen führen zu Nachzahlungen oder Erstattungen.

Brauche ich ein ELSTER-Konto für die Übermittlung?

Ja. Für die Übermittlung aus Sortico benötigst du ein gültiges ELSTER-Zertifikat (Datei-Zertifikat .pfx). Das richtest du einmal in den Steuer-Einstellungen ein.

Begriffe einfach erklärt

Zahllast

Die Differenz zwischen der eingenommenen Umsatzsteuer und der gezahlten Vorsteuer. Ist die Zahllast positiv, zahlst du an das Finanzamt — ist sie negativ, bekommst du Geld zurück (Erstattung).

Vorsteuer

Die Umsatzsteuer, die du als Unternehmer beim Einkauf bezahlst und vom Finanzamt zurückbekommst — geregelt in § 15 UStG. Nur möglich, wenn die Eingangsrechnung alle Pflichtangaben enthält.

Voranmeldungszeitraum

Der Zeitraum, für den eine USt-VA abgegeben wird — entweder ein Kalendermonat oder ein Quartal (§ 18 Abs. 1 UStG).

Dauerfristverlängerung

Eine Verlängerung der Abgabefrist um einen Monat nach § 46 UStDV — gegen Zahlung einer Sondervorauszahlung. Einmal beantragt, gilt sie dauerhaft bis zur Aufhebung.

Null-Meldung

Eine USt-VA ohne Umsätze und ohne Vorsteuer — also mit Zahllast 0. Trotzdem fristgerecht abzugeben, wenn Voranmeldepflicht besteht.

Transferprotokoll

Die offizielle Empfangsbestätigung des ELSTER-Servers nach erfolgreicher Übermittlung. Dient als Nachweis der fristgerechten Abgabe. Sortico archiviert es automatisch.

ELSTER

Das elektronische Steuerportal der deutschen Finanzverwaltung. Pflichtweg für die Übermittlung der USt-VA und anderer Steuermeldungen.

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel wurde am 19. April 2026 fachlich geprüft. Bei konkreten steuerlichen Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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