Kassenbuch führen — so geht's richtig

Ein Kassenbuch dokumentiert alle Bargeldbewegungen deines Unternehmens — also jedes Mal, wenn Bargeld in die Kasse kommt oder herausgeht. Es zeigt zu jedem Zeitpunkt, wie viel Geld in deiner Kasse sein sollte.

Sortico führt das Kassenbuch automatisch: Du trägst nur Einnahmen und Ausgaben ein — Saldo, Belegnummern und die gesetzlich vorgeschriebene Unveränderbarkeit erledigt Sortico im Hintergrund.

Pflicht (wenn Barverkehr vorhanden)

• GmbH, UG, AG — Bilanzierungspflicht nach § 238 HGB
• OHG, KG, GmbH & Co. KG — Bilanzierungspflicht
• Einzelunternehmer mit Umsatz > 800.000 € oder Gewinn > 80.000 € — § 141 AO

Ein Kassenbuch ist nur nötig, wenn dein Unternehmen tatsächlich mit Bargeld arbeitet. Ohne Barkasse — kein Kassenbuch.

Empfohlen (freiwillig)

• Einzelunternehmer unter den Schwellenwerten — empfohlen bei Bareinnahmen
• Freiberufler — empfohlen bei Barverkehr
• Kleinunternehmer — schützt bei Betriebsprüfung

Nicht nötig

Wenn dein Unternehmen ausschließlich bargeldlos arbeitet (nur Überweisungen, Karte, PayPal). Aber Achtung: Auch eine Portokasse zählt!

Sortico legt automatisch eine Hauptkasse an, sobald du dein Unternehmen angelegt hast — keine Konfiguration nötig. Zusätzliche Kassen (z.B. eine Portokasse) in zwei Klicks.

Einnahme buchen

Ausgabe buchen

Wenn du Bargeld einnimmst, braucht der Kunde möglicherweise einen Beleg. Sortico erstellt diesen automatisch als PDF.

Nach dem Speichern einer Einnahme fragt Sortico, ob du den Beleg als PDF herunterladen möchtest.

Für Barverkäufe bis 250 € brutto gelten vereinfachte Regeln (§ 33 UStDV):

Ab 250 € brutto gelten die vollen 10 Pflichtangaben nach § 14 UStG:

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG gelten vereinfachte Regeln:

Was bedeuten die Kategorien?

• Erlöse — Deine normalen Bareinnahmen (Verkäufe, Dienstleistungen)
• Steuerfreie Erlöse — Einnahmen die auch ohne Kleinunternehmerregelung steuerfrei wären (z.B. Versicherungsleistungen, bestimmte Heilbehandlungen)

Statt jede Einnahme einzeln zu buchen, zählst du abends das Geld — Sortico berechnet die Tageseinnahmen automatisch.

1. Klicke auf Tageslosung
2. Gib ein: Wie viel Geld ist am Ende des Tages in der Kasse?
3. Gib die Barausgaben des Tages ein (mit Belegen)
4. Optional: Ein-/Auszahlungen zur Bank
5. Sortico berechnet automatisch deine Tageseinnahmen

Tageseinnahmen = Kassenbestand Ende
                - Kassenbestand Anfang
                + Barausgaben
                + Einzahlungen zur Bank
                - Auszahlungen von der Bank

Beispiel

Anfang: 200 € | Ende: 580 € | Ausgaben: 45 € | Bankeinzahlung: 100 €

→ Tageseinnahmen = 580 - 200 + 45 + 100 = 525 €

Beim Kassensturz vergleichst du das tatsächliche Bargeld mit dem Buchsaldo. Das Gesetz verlangt, dass du jederzeit kassensturzfähig bist — das heißt, der Buchsaldo muss mit dem echten Bargeld übereinstimmen. Empfehlung: täglich bei Kassenschluss, mindestens regelmäßig.

1. Klicke auf Kasse zählen
2. Gib ein: Wie viel Geld ist in der Kasse?
3. Sortico vergleicht und zeigt das Ergebnis

Nach Ablauf eines Monats solltest du das Kassenbuch abschließen. Danach können Einträge nicht mehr geändert werden.

• Gesetzlich vorgeschrieben bei bilanzierungspflichtigen Unternehmen
• Spätestens bis zum 10. des Folgemonats (bei monatlicher USt-Voranmeldung; bei Quartalsmeldung bis zum 10. nach Quartalsende)
• Fehler danach nur noch per Stornobuchung korrigierbar

Sortico sichert jeden Eintrag zusätzlich mit einer kryptografischen Hash-Kette: Jeder Eintrag enthält eine Prüfsumme, die den vorherigen einschließt. Wird ein Eintrag nachträglich verändert, bricht die Kette — Manipulation wird sofort erkannt. Das passiert vollautomatisch.

Als Einzelunternehmer, Freiberufler oder GbR-Gesellschafter kannst du Geld zwischen Firmenkasse und Privatvermögen bewegen:

• Privatentnahme: Du nimmst Geld aus der Kasse für private Zwecke
• Privateinlage: Du legst eigenes Geld in die Kasse

Einträge dürfen nicht gelöscht oder überschrieben werden (§ 146 AO). Stattdessen wird storniert:

1. Finde den fehlerhaften Eintrag
2. Klicke auf Stornieren
3. Sortico erstellt automatisch eine Gegenbuchung
4. Erstelle danach den korrekten Eintrag

Beispiel

So sieht ein normaler Tag aus, wenn du ein Kassenbuch führst:

Beispiel: Dienstag, 15. April