Kleinunternehmerregelung — alles was du wissen musst

Für kleine Umsätze, große Vereinfachung

Von der Sortico Redaktion · aktualisiert am 19. April 2026 · Lesezeit 7 min

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erlaubt es kleinen Unternehmen, keine Umsatzsteuer auszuweisen und keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben. Das vereinfacht die Buchführung erheblich — du musst keine Steuer berechnen, nicht abführen und nicht mit dem Finanzamt abrechnen.

Der Haken: Du kannst im Gegenzug auch keine Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen zurückfordern (§ 15 UStG).

Sortico erkennt automatisch, ob dein Unternehmen als Kleinunternehmen konfiguriert ist — und blendet alle USt.-Felder in Rechnungen, Kassenbuch und USt-VA entsprechend aus.

Umsatzgrenzen seit 2025

Du bist Kleinunternehmer, wenn beide folgenden Bedingungen erfüllt sind (§ 19 Abs. 1 UStG):

Bedingung	Grenze
Gesamtumsatz im Vorjahr	Nicht mehr als 25.000 €
Gesamtumsatz im laufenden Jahr	Nicht mehr als 100.000 €

Neufassung zum 1.1.2025: Die Grenzen wurden mit dem Jahressteuergesetz 2024 neu gefasst. Vor 2025 galten 22.000 € (Vorjahr) und 50.000 € (voraussichtlich im laufenden Jahr). Seit 2025 ist die 100.000-€-Grenze zudem eine Hart-Grenze: Ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet, endet die Kleinunternehmer-Eigenschaft sofort — nicht erst zum Folgejahr.

Beispiele

Situation	Kleinunternehmer?
Vorjahr 18.000 €, laufendes Jahr 30.000 €	Ja
Vorjahr 26.000 €, laufendes Jahr 20.000 €	Nein — Vorjahr zu hoch
Vorjahr 20.000 €, laufendes Jahr geplant 110.000 €	Nein — laufendes Jahr überschreitet Hart-Grenze
Gründungsjahr, geschätzter Umsatz 15.000 €	Ja

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz — also alle Einnahmen, nicht nur aus dem Hauptgeschäft. Auch gelegentliche Verkäufe, Nebeneinkünfte aus selbstständiger Tätigkeit und Erlöse aus Beteiligungen können mitzählen. Im Zweifel: Steuerberater fragen.

Vorteile und Nachteile

Aspekt	Vorteil	Nachteil
Verwaltungsaufwand	Kein Steuerausweis, keine Voranmeldung	—
Preisgestaltung	Günstigere Preise für Privatkunden möglich	Für Geschäftskunden kein Vorsteuerabzug
Buchführung	Erheblich vereinfacht	—
Einkauf	—	Keine Vorsteuer zurückholbar
Investitionen	—	Teurer als für regelbesteuerte Unternehmen
Wachstum	—	Grenze kann ein Wachstumshemmnis sein

Für wen lohnt sich die Regelung? Für Unternehmen, die überwiegend an Privatpersonen verkaufen, kaum Investitionen tätigen und deren Umsatz stabil unter den Grenzen bleibt. Freiberufler, Künstler, Handwerker mit kleinen Umsätzen profitieren besonders.

Wann ist die Regelung eher nachteilig? Wenn du viel an andere Unternehmen (B2B) verkaufst — deine Kunden können keine Vorsteuer abziehen, du wirkst dadurch teurer. Auch wenn du hohe Betriebsausgaben mit viel USt. hast, entgehen dir die Erstattungen.

Auswirkung auf Rechnungen

Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen. Stattdessen muss ein gesetzlicher Hinweis auf der Rechnung stehen (§ 14 UStG):

„Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG"

Sortico fügt diesen Hinweis automatisch ein, sobald du im Unternehmensprofil Kleinunternehmer aktiviert hast.

Angabe	Regelbesteuerung	Kleinunternehmer
USt. ausweisen	Ja — 19% oder 7%	Nein
USt.-Felder in Sortico	Sichtbar	Ausgeblendet
Steuernummer auf Rechnung	Pflicht	Pflicht
Gesetzlicher Hinweis	Nicht nötig	Pflicht
Vorsteuerabzug für Empfänger	Möglich	Nicht möglich

Wenn du als Kleinunternehmer versehentlich USt. ausweist, schuldest du diese dem Finanzamt — auch ohne Recht auf Vorsteuerabzug. Das kann teuer werden. Sortico verhindert das automatisch, solange dein Profil korrekt konfiguriert ist.

Auswirkung auf das Kassenbuch

Im Kassenbuch sind die Auswirkungen überschaubar: Du buchst alle Einnahmen als Bruttobeträge (da keine USt. enthalten ist, ist das gleichzeitig der Nettobetrag). Die MwSt.-Felder sind ausgeblendet.

Auch Ausgaben buchst du als Bruttobeträge — du kannst keine Vorsteuer herausrechnen. Das ist bei der EÜR als Betriebsausgabe vollständig absetzbar.

Wann lohnt der Verzicht auf die Regelung?

Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung (Wechsel zur Regelbesteuerung) kann sinnvoll sein, wenn:

Du viel an Geschäftskunden (B2B) verkaufst — sie können Vorsteuer abziehen, also sind deine Preise für sie unterm Strich gleich
Du hohe Anfangsinvestitionen planst — Vorsteuererstattung aus dem Einkauf kann erheblich sein
Du absehbar über die Grenzen wachsen wirst — freiwilliger Wechsel jetzt ist planbar, Pflicht-Wechsel durch Überschreitung oft nicht

Regel: Wenn deine Kunden hauptsächlich vorsteuerabzugsberechtigt sind, spielt die Kleinunternehmerregelung für sie preislich kaum eine Rolle — und du profitierst von der Vorsteuer.

Wie beantragst du den Verzicht?

Den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung erklärst du formlos gegenüber deinem Finanzamt — am einfachsten per Schreiben oder im Rahmen der Steuererklärung. Es gibt dafür kein spezielles Formular.

Der Verzicht nach § 19 Abs. 2 UStG bindet dich für mindestens 5 Kalenderjahre. Überlege also sorgfältig, bevor du verzichtest — eine Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung ist erst nach dieser Frist möglich.

Nach dem Verzicht:

Du weist ab sofort USt. auf allen Rechnungen aus
Du gibst monatlich oder quartalsweise Voranmeldungen ab
Du kannst Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehen
Sortico schaltet alle USt.-Felder automatisch frei, sobald du die Einstellung im Profil änderst

Einfach einrichten

Ob Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung — du stellst es einmal in Sortico ein. Danach werden alle Rechnungen, das Kassenbuch und die Steuerauswertungen automatisch korrekt erstellt. Kein manuelles Hin- und Herrechnen.

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Wechsel zur Regelbesteuerung — was ändert sich?

Wenn du die Umsatzgrenzen überschreitest oder freiwillig wechselst:

Thema	Was sich ändert
Rechnungen	Ab sofort mit USt. — alte Rechnungen bleiben unverändert
Kassenbuch	Einnahmen und Ausgaben werden in Netto + USt. aufgeteilt
Voranmeldung	Monatlich oder quartalsweise fällig
Einkauf	Vorsteuer aus Eingangsrechnungen ist erstattungsfähig
Jahresabschluss	USt-Jahreserklärung zusätzlich zur EÜR / Bilanz

Sortico führt keine automatische Neuberechnung alter Buchungen durch — bestehende Belege bleiben korrekt, wie sie waren.

Häufige Fehler vermeiden

USt. auf Rechnungen ausweisen als Kleinunternehmer. Einmal ausgewiesen, schuldest du sie dem Finanzamt — auch ohne Rückforderungsrecht. Stelle sicher, dass die Einstellung in Sortico korrekt ist.

Vorjahresumsatz falsch berechnen. Zähle wirklich alle Einnahmen — auch einmalige Verkäufe, Nebenleistungen, Provisionen. Kein Abzug von Ausgaben — es geht um den Umsatz, nicht den Gewinn.

Grenze im laufenden Jahr überschreiten und nicht reagieren. Seit 2025 ist die 100.000-€-Grenze eine Hart-Grenze — bei Überschreitung musst du ab dem auslösenden Umsatz sofort Umsatzsteuer ausweisen. Sortico warnt dich rechtzeitig, sobald du dich der Grenze näherst.

Verzicht ohne langfristige Planung. Der Verzicht bindet dich 5 Jahre. Wenn deine Umsätze wieder sinken, bleibst du trotzdem in der Regelbesteuerung. Besprich das mit deinem Steuerberater.

Häufig gestellte Fragen

Wie berechne ich, ob ich die Grenze einhalten?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz — alle Einnahmen brutto, ohne Abzüge. Beachte: Du schaust auf zwei Zahlen. Vorjahr höchstens 25.000 € und laufendes Jahr höchstens 100.000 €. Überschreitest du eine davon, bist du kein Kleinunternehmer mehr.

Gilt die Grenze für den Netto- oder Bruttoumsatz?

Für den Bruttoumsatz. Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, ist das aber identisch mit den tatsächlichen Einnahmen.

Was passiert wenn ich die Grenze unerwartet überschreite?

Die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr ist seit 2025 eine Hart-Grenze: Sobald du sie überschreitest, endet deine Kleinunternehmer-Eigenschaft sofort — ab dem Umsatz, der die Grenze reißt, musst du Umsatzsteuer ausweisen und in das Regelbesteuerungsverfahren wechseln. Sortico zeigt dir eine Warnung, sobald sich dein Umsatz der Grenze nähert.

Kann ich als Neugründer die Kleinunternehmerregelung nutzen?

Ja. Im Gründungsjahr schätzt du deinen voraussichtlichen Jahresumsatz. Liegt er unter 25.000 €, kannst du die Regelung anwenden. Liegt er höher, startest du direkt mit der Regelbesteuerung.

Muss ich meinen Kunden erklären, dass ich Kleinunternehmer bin?

Nein, aber der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis auf der Rechnung informiert den Kunden automatisch. Privatpersonen ist das meistens egal. Geschäftskunden beachten es, weil sie keine Vorsteuer abziehen können.

Kann ich den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung wieder rückgängig machen?

Nicht sofort. Der Verzicht bindet dich für mindestens 5 Jahre (§ 19 Abs. 2 UStG). Erst danach kannst du zurück zur Kleinunternehmerregelung wechseln — vorausgesetzt, du erfüllst wieder die Umsatzgrenzen.

Begriffe einfach erklärt

Kleinunternehmer

Ein Unternehmer, der nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, weil sein Umsatz unter den gesetzlichen Grenzen liegt.

Regelbesteuerung

Das normale Umsatzsteuer-System — du weist USt. aus, führst sie ab und bekommst Vorsteuer zurück. Gilt für alle, die nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen.

Vorsteuer

Die Umsatzsteuer, die du beim Einkauf bezahlst und vom Finanzamt zurückbekommst (§ 15 UStG). Als Kleinunternehmer steht dir dieser Abzug nicht zu.

Gesamtumsatz

Alle Einnahmen deines Unternehmens brutto — Basis für die Prüfung der Kleinunternehmergrenze (§ 19 Abs. 1 UStG).

Verzicht

Die freiwillige Entscheidung, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten und zur Regelbesteuerung zu wechseln (§ 19 Abs. 2 UStG). Bindet für mindestens 5 Jahre.

Pflichthinweis

Der gesetzlich vorgeschriebene Satz auf Kleinunternehmer-Rechnungen nach § 14 UStG: \u201EKein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG\u201C

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel wurde am 19. April 2026 fachlich geprüft. Bei konkreten steuerlichen Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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