Monatsabschluss durchführen

Monatsende sauber abschließen — in 10 Minuten

Von der Sortico Redaktion · aktualisiert am 19. April 2026 · Lesezeit 6 min

Was gehört zum Monatsabschluss?

Der Monatsabschluss ist keine gesetzliche Pflicht — aber eine wichtige Routine, die deine Buchführung sauber hält und den Jahresabschluss erleichtert.

Zum Monatsabschluss gehören:

Alle Buchungen des Monats abschließen und prüfen
Kassenbuch abschließen (falls vorhanden)
Kontoauszüge mit den Buchungen abgleichen
USt-Voranmeldung vorbereiten (wenn monatliche Meldung)
BWA abrufen und prüfen
Festschreiben — Buchungen sperren

Die Pflicht zur zeitnahen Buchführung kommt aus § 146 AO. Monatliches Abschließen ist zwar nicht direkt vorgeschrieben, aber die zeitnahe Erfassung schon. Wer monatelang nichts bucht und dann alles nachträgt, riskiert Probleme bei einer Betriebsprüfung.

Checkliste für den Monatsabschluss

Schritt 1Kassenbuch abschließen

Wenn du Bargeldbewegungen hast: Zuerst das Kassenbuch abschließen. Kassensturz durchführen, Saldo bestätigen, dann sperren. Ohne abgeschlossenes Kassenbuch fehlen Bareinnahmen im Monatsabschluss.

Schritt 2Buchungen prüfen und nachbuchen

Prüfe, ob alle Einnahmen und Ausgaben des Monats gebucht sind. Kontoauszug Zeile für Zeile abgleichen. Fehlende Buchungen jetzt nachtragen.

Schritt 3Kontoabgleich bestätigen

Sortico gleicht deine Buchungen mit dem importierten Kontoauszug ab. Jede Transaktion muss einer Buchung zugeordnet sein. Offene Posten jetzt klären.

Schritt 4BWA abrufen und plausibilisieren

Rufe die BWA für den abgelaufenen Monat ab. Stimmen die Zahlen? Ungewöhnliche Abweichungen zu Vormonaten jetzt untersuchen — nicht erst am Jahresende.

Schritt 5USt-VA vorbereiten

Wenn du monatliche Voranmeldung machst: Sortico berechnet die Umsatzsteuer aus deinen Buchungen. Prüfe die Zahlen, dann übergib an ELSTER oder deinen Steuerberater.

Schritt 6Festschreiben

Schreibe den Monat fest — Buchungen werden gesperrt, keine Nachbearbeitung mehr möglich. Das schützt dich bei Betriebsprüfungen und sichert die Revisionssicherheit.

Festschreibung — warum sperren?

Die Festschreibung sperrt alle Buchungen eines abgeschlossenen Zeitraums. Danach können sie nicht mehr verändert oder gelöscht werden.

Warum ist das wichtig?

Manipulationsschutz: Kein nachträgliches Verändern von Buchungen — das Finanzamt kann sich auf die gespeicherten Daten verlassen
GoBD-Konformität: Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung verlangen unveränderbare Aufzeichnungen
Revision: Bei einer Betriebsprüfung kannst du zeigen, dass Buchungen zum Zeitpunkt der Erfassung gespeichert wurden und nicht nachträglich geändert

Was passiert nach der Festschreibung?

Fehler können nur noch per Stornobuchung korrigiert werden: Der fehlerhafte Eintrag wird durch eine Gegenbuchung ausgeglichen, danach legst du einen neuen, korrekten Eintrag an. Beide bleiben sichtbar — der Prüfpfad bleibt erhalten.

§ 146 AO fordert eine ordnungsgemäße Buchführung. § 238 HGB verlangt, dass Buchführung so beschaffen sein muss, dass ein sachverständiger Dritter die Geschäftsvorfälle verfolgen kann. Die Festschreibung erfüllt beide Anforderungen.

Abstimmungen — Buchungen vs. Kontoauszug

Zum Monatsabschluss gehört der Abgleich deiner gebuchten Transaktionen mit dem echten Kontoauszug.

Situation	Aktion
Kontoauszug-Zeile ohne Buchung	Buchung nachtragen — z.B. vergessene Eingangsrechnung
Buchung ohne Kontoauszug-Entsprechung	Buchung prüfen — vielleicht auf falschem Konto?
Betrag stimmt nicht überein	Buchung korrigieren (Storno + Neubuchung)
Buchung auf falschem Konto	Storno + korrekte Buchung anlegen

Sortico importiert Kontoauszüge automatisch und matcht sie mit deinen Buchungen. Offene Posten werden dir direkt angezeigt.

Tipp: Mache den Kontoabgleich spätestens bis zum 7. des Folgemonats — dann hast du noch 3 Tage Puffer für die USt-VA bis zum 10.

USt-VA vorbereiten

Wenn du der Umsatzsteuer unterliegt und monatlich oder quartalsweise voranmeldest, ist der Monatsabschluss die direkte Vorbereitung.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt eingehen (§ 18 UStG). Wer Dauerfristverlängerung hat, hat einen Monat mehr Zeit.

Was Sortico berechnet

Position	Woher?
Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen	Aus den gebuchten Einnahmen nach Steuersatz
Vorsteuer aus Eingangsrechnungen	Aus den gebuchten Ausgaben nach Steuersatz
USt-Zahllast / Erstattung	Umsatzsteuer minus Vorsteuer

Sortico zeigt dir die berechnete USt-Zahllast direkt im Monatsabschluss. Du kannst sie prüfen und dann per Export an ELSTER oder deinen Steuerberater übergeben.

Kleinunternehmer (§ 19 UStG) müssen keine USt-VA abgeben — die USt-VA-Sektion bleibt in Sortico ausgeblendet, wenn du als Kleinunternehmer konfiguriert bist.

BWA am Monatsende prüfen

Bevor du festschreibst, lohnt sich ein kurzer Blick auf die BWA des abgelaufenen Monats.

Worauf achten?

Stimmt der Umsatz mit deinen Erwartungen überein?
Gibt es Kostenpositionen, die ungewöhnlich hoch sind?
Ist das Betriebsergebnis (vorläufiger Gewinn) plausibel?
Liegt die Entwicklung im Vergleich zum Vormonat im normalen Bereich?

Auffälligkeiten jetzt untersuchen ist einfach — Auffälligkeiten aus dem März im Dezember zu klären ist mühsam.

Sauber abschließen mit Sortico

Sortico führt dich durch eine Checkliste — Kassenbuch, Kontoabgleich, BWA, USt-VA. Kein vergessener Schritt, kein manueller Aufwand.

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Typische Fehler vermeiden

Kassenbuch nach dem Monatsabschluss noch offen lassen. Das Kassenbuch muss vor dem Monatsabschluss abgeschlossen sein — sonst fehlen Bareinnahmen im Abschluss. Sortico prüft das automatisch und blockiert den Abschluss, wenn das Kassenbuch noch offen ist.

USt-VA-Termin verpassen. Der 10. des Folgemonats ist eine gesetzliche Frist nach § 18 UStG. Verspätungen führen zu Verspätungszuschlägen. Sortico erinnert dich rechtzeitig.

Festschreiben ohne Kontoabgleich. Wenn du festschreibst, bevor du den Kontoauszug abgeglichen hast, können Buchungsfehler nicht mehr direkt korrigiert werden. Immer erst abgleichen, dann festschreiben.

Aufbewahrungspflicht unterschätzen. Nach § 147 AO gelten seit 1.1.2025 differenzierte Fristen: Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre. Sortico speichert alles revisionssicher, ohne dass du selbst etwas archivieren musst.

Den Monatsabschluss weglassen weil die GuV am Jahresende alles klärt. Falsch: Fehler häufen sich über das Jahr an. Ein Problem das im März entsteht, ist im März in 5 Minuten gelöst — im Dezember vielleicht in 2 Stunden.

Häufig gestellte Fragen

Wann muss der Monatsabschluss fertig sein?

Die USt-Voranmeldung muss bis zum 10. des Folgemonats eingereicht sein. Damit der Monatsabschluss rechtzeitig vorliegt, empfiehlt Sortico, ihn bis zum 7. des Folgemonats abzuschließen.

Was passiert wenn ich den Monatsabschluss nicht mache?

Gesetzlich ist kein monatlicher Abschluss vorgeschrieben — aber die zeitnahe Buchführung schon (§ 146 AO). Ohne monatliche Abstimmung sammeln sich Fehler an, die am Jahresende teuer werden.

Kann ich nach der Festschreibung noch Änderungen machen?

Nein. Festgeschriebene Buchungen können nicht mehr verändert werden. Fehler korrigierst du durch eine Stornobuchung und eine neue, korrekte Buchung.

Muss ich als EÜR-Nutzer einen Monatsabschluss machen?

Nicht gesetzlich. Aber: Wenn du eine monatliche USt-Voranmeldung machst, brauchst du die Buchungen des Monats sowieso. Ein Monatsabschluss ist dann nur konsequent und schützt vor späteren Fehlern.

Wie lange dauert der Monatsabschluss in Sortico?

Mit gepflegten Buchungen etwa 5 bis 10 Minuten — Kassenbuch abschließen, offene Buchungen prüfen, Kontoabgleich bestätigen, festschreiben.

Was ist der Unterschied zwischen Monatsabschluss und Jahresabschluss?

Der Monatsabschluss ist eine interne Kontrolle und Vorbereitung für die USt-VA. Der Jahresabschluss (Bilanz + GuV oder EÜR) geht ans Finanzamt und ist gesetzlich vorgeschrieben.

Begriffe einfach erklärt

Monatsabschluss

Interne monatliche Kontrolle und Festschreibung der Buchhaltung. Kein gesetzliches Pflichtdokument, aber wichtige Routine für saubere Buchführung und rechtzeitige USt-VA.

Festschreibung

Das Sperren von Buchungen nach Abschluss eines Zeitraums. Danach nur noch Korrekturen per Storno möglich. Schützt bei Betriebsprüfungen und erfüllt GoBD-Anforderungen.

USt-VA

Umsatzsteuer-Voranmeldung nach § 18 UStG — monatliche oder quartalsweise Meldung der Umsatz- und Vorsteuerbeträge an das Finanzamt. Fällig bis zum 10. des Folgemonats.

Kontoabgleich

Abgleich der gebuchten Transaktionen mit dem echten Kontoauszug. Zeigt fehlende Buchungen und Falschzuordnungen.

Storno

Gegenbuchung, die einen fehlerhaften Eintrag aufhebt. Pflichtweg zur Fehlerkorrektur nach der Festschreibung — direktes Löschen oder Ändern ist verboten.

Dauerfristverlängerung

Genehmigung des Finanzamts, die USt-VA einen Monat später einreichen zu dürfen. Muss einmal beantragt werden und gilt dann dauerhaft.

GoBD

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form — die Regeln für digitale Buchführung. Festschreibung und Unveränderbarkeit sind Kernforderungen.

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel wurde am 19. April 2026 fachlich geprüft. Bei konkreten steuerlichen Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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