Rechnung schreiben — Pflichtangaben und E-Rechnung

Rechtssichere Rechnungen in Sekunden — mit allen Pflichtangaben

Von der Sortico Redaktion · aktualisiert am 19. April 2026 · Lesezeit 9 min

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung dokumentiert eine erbrachte Leistung oder Lieferung gegen Bezahlung. Sie ist die Grundlage für die Zahlungsforderung und gleichzeitig steuerlich relevanter Beleg — sowohl für dich als Aussteller als auch für den Empfänger.

In Sortico erstellst du Rechnungen in wenigen Klicks: Empfänger wählen, Leistung beschreiben, Betrag eingeben — Sortico kümmert sich um Pflichtangaben, fortlaufende Nummerierung, Steuerausweis und auf Wunsch auch um den E-Rechnungs-Versand.

Sortico erstellt Rechnungen automatisch gemäß § 14 UStG und unterstützt alle gängigen Formate — von der einfachen PDF-Rechnung bis zur strukturierten E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format.

Wer darf Rechnungen ausstellen?

Berechtigt zum Rechnungsstellen

Unternehmen jeder Rechtsform (GmbH, UG, GbR, OHG, KG, Einzelunternehmen)
Freiberufler und Selbstständige
Kleinunternehmer nach § 19 UStG (mit Sonderregeln)

Verpflichtung zur Rechnungsstellung

Bei Leistungen an andere Unternehmer (B2B) musst du innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserbringung eine Rechnung ausstellen — gesetzliche Pflicht nach § 14 UStG. Bei Leistungen an Privatpersonen ist die Rechnungsstellung freiwillig, aber empfohlen.

Tipp: Auch wenn nicht zwingend nötig: Stelle immer eine Rechnung aus. Sie ist dein Nachweis bei späteren Reklamationen oder Steuerprüfungen.

Wie schnell ist eine Rechnung erstellt?

Mit Sortico hast du eine vollständige Rechnung in unter einer Minute fertig — Empfänger aus dem Kontakte-Verzeichnis wählen, Position eingeben, Sortico erledigt den Rest. Pflichtangaben, Steuerberechnung, fortlaufende Nummerierung und PDF-Generierung passieren automatisch.

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Pflichtangaben einer Rechnung

Welche Angaben Pflicht sind, hängt vom Bruttobetrag ab.

Bei Beträgen ab 250 € brutto — 10 Pflichtangaben (§ 14 UStG)

Angabe	Beschreibung	Woher in Sortico?
Name + Adresse Verkäufer	Vollständige Anschrift des Ausstellers	Aus Unternehmensprofil
Name + Adresse Käufer	Vollständige Anschrift des Empfängers	Aus Kontakte-Verzeichnis
Steuernummer/USt-IdNr.	Identifikation beim Finanzamt	Aus Unternehmensprofil
Ausstellungsdatum	Tag der Rechnungserstellung	Automatisch
Rechnungsnummer	Einmalig, fortlaufend	Automatisch generiert
Leistungsbeschreibung	Was wurde geliefert/geleistet?	Bei Erstellung eingegeben
Leistungsdatum	Wann wurde geliefert/geleistet?	Bei Erstellung wählbar
Nettobetrag	Betrag ohne Steuer	Automatisch berechnet
Steuersatz	19%, 7%, oder steuerfrei	Aus Position
Steuerbetrag	Berechnete Umsatzsteuer	Automatisch berechnet

Bei Beträgen unter 250 € brutto — Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV)

Hier reichen 5 Angaben — Käufer-Daten, Rechnungsnummer und Steuernummer entfallen.

Angabe	Pflicht?
Name + Adresse Verkäufer	Ja
Ausstellungsdatum	Ja
Beschreibung der Leistung/Ware	Ja
Bruttobetrag	Ja
Steuersatz	Ja
Name des Käufers	Nicht nötig
Rechnungsnummer	Nicht nötig
Steuernummer/USt-IdNr.	Nicht nötig
Netto + USt. getrennt	Nicht nötig

Damit Sortico gültige Rechnungen erstellen kann, müssen Name, Adresse und Steuernummer in deinen Unternehmenseinstellungen hinterlegt sein. Sortico warnt dich, wenn etwas fehlt.

Rechnungen als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG darfst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Stattdessen brauchst du einen Hinweis auf der Rechnung.

Pflichthinweis auf Kleinunternehmer-Rechnungen

"Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG"

Sortico fügt diesen Hinweis automatisch ein, sobald du im Unternehmensprofil Kleinunternehmer aktiviert hast. Die Steuersatz-Auswahl wird dann ausgeblendet.

Thema	Regelbesteuerung	Kleinunternehmer
USt. ausweisen	Ja (19%, 7%, etc.)	Nein
USt.-Felder in Sortico	Sichtbar	Ausgeblendet
Vorsteuerabzug	Ja	Nein
Hinweis auf Rechnung	—	„Kein Ausweis von USt gem. § 19 UStG“
Steuernummer auf Rechnung	Pflicht	Pflicht

Wenn du Kleinunternehmer bist und versehentlich USt. ausweist, schuldest du die ausgewiesene Steuer dem Finanzamt — auch wenn du gar nicht steuerpflichtig wärst. Sortico verhindert das automatisch.

E-Rechnungspflicht ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine schrittweise eingeführte E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte zwischen deutschen Unternehmen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument — kein einfaches PDF per E-Mail. Es enthält maschinenlesbare XML-Daten, die direkt in die Buchhaltung des Empfängers eingelesen werden können.

Anerkannte Formate

Format	Beschreibung	Einsatz
XRechnung	Reines XML (UN/CEFACT-Standard)	Pflicht für öffentliche Auftraggeber
ZUGFeRD 2.x	PDF + eingebettetes XML	Empfohlen für B2B — Mensch und Maschine lesbar
EDI-Formate	Verschiedene EDI-Standards	Für etablierte EDI-Partnerschaften

Zeitplan der Pflicht

Seit 1.1.2025: Alle deutschen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können
Ab 1.1.2027: Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €
Ab 1.1.2028: Pflicht zur Ausstellung für alle Unternehmen

Bis zum jeweiligen Stichtag dürfen weiter PDF- oder Papierrechnungen genutzt werden — vorausgesetzt der Empfänger stimmt zu.

Tipp: Sortico erstellt deine Rechnungen automatisch im ZUGFeRD-Format. Damit erfüllst du die Pflicht ab Tag 1 — und der Empfänger sieht trotzdem ein normales PDF.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht: Kleinbetragsrechnungen unter 250 €, Rechnungen an Endverbraucher (B2C), und Rechnungen für steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug.

Zahlungsfristen und Mahnwesen

In Deutschland gilt: Wenn keine Zahlungsfrist auf der Rechnung steht, ist die Rechnung sofort fällig. Üblich und empfehlenswert sind aber konkrete Fristen.

Übliche Zahlungsfristen

14 Tage netto — Standard für B2B-Dienstleistungen
30 Tage netto — Standard für B2B-Warenlieferungen
Sofort fällig — bei B2C oder besonders kurzfristigen Leistungen

Mahnwesen

Wenn der Kunde nicht zahlt, gilt nach § 286 BGB:

B2B (Unternehmer): Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch ein — auch ohne Mahnung
B2C (Privatpersonen): Der automatische 30-Tage-Verzug greift nur, wenn du den Privatkunden auf der Rechnung ausdrücklich auf diese Frist hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Ohne Hinweis musst du den Privatkunden erst mahnen
Erste Mahnung: höflich, mit neuer Frist
Zweite Mahnung: deutlicher, mit Verzugszinsen
Dritte Mahnung: Letzte Frist vor Inkasso/Klage

Sortico erinnert dich automatisch an überfällige Rechnungen und kann Mahnungen mit einem Klick erstellen — bei Privatkunden-Rechnungen fügt Sortico den Hinweis auf die 30-Tage-Frist standardmäßig ein.

Fehler korrigieren — Stornorechnung

Eine bereits versendete Rechnung darf nicht gelöscht oder verändert werden — auch nicht in der Buchhaltung. Stattdessen erstellst du eine Stornorechnung (auch Korrekturrechnung).

So funktioniert eine Stornorechnung

Öffne die fehlerhafte Rechnung
Klicke auf Stornieren
Sortico erstellt automatisch eine Stornorechnung mit negativem Betrag und Verweis auf die Original-Rechnungsnummer
Erstelle anschließend eine neue, korrekte Rechnung

Schritt	Rechnungsnummer	Betrag	Bedeutung
Original (fehlerhaft)	RE-2026-0042	+ 1.190,00 €	Bleibt als Beleg bestehen
Stornorechnung	RE-2026-0043	− 1.190,00 €	Hebt Original auf
Neue korrekte Rechnung	RE-2026-0044	+ 950,00 €	Korrigierte Forderung

Die Stornorechnung muss alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung enthalten plus den Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer.

Aufbewahrungspflicht

Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen nach § 147 AO und § 14b UStG 8 Jahre aufbewahrt werden.

Verkürzung zum 1.1.2025: Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege — und damit auch für Rechnungen — von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Für Bücher, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz und Inventar gelten weiterhin 10 Jahre; für Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre.

Aufbewahrungsformat

Papier-Rechnungen: dürfen digitalisiert (gescannt) werden, das Papier-Original kann anschließend vernichtet werden
E-Rechnungen: müssen im Original-Format (XML) gespeichert werden, nicht nur als PDF
PDF-Rechnungen: müssen in der Form aufbewahrt werden, in der sie erhalten/versendet wurden

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde.

Tipp: Sortico speichert alle Rechnungen revisionssicher und im jeweiligen Original-Format. Du musst nichts extra archivieren — Sortico erfüllt die GoBD automatisch.

Vorsteuerabzug aus Rechnungen

Wenn du selbst Rechnungen empfängst und vorsteuerabzugsberechtigt bist (also nicht Kleinunternehmer), kannst du die ausgewiesene USt. als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen — geregelt in § 15 UStG.

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

Rechnung enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG
USt. ist gesondert ausgewiesen (bei Beträgen ≥ 250 €)
Leistung wurde für dein Unternehmen erbracht
Du hast die Rechnung erhalten (nicht nur die Leistung)

Fehlt eine Pflichtangabe auf der Eingangsrechnung, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Bitte den Aussteller im Zweifelsfall um eine korrigierte Rechnung.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine E-Rechnung und seit wann gilt die Pflicht?

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument (z.B. ZUGFeRD oder XRechnung), nicht einfach ein PDF per E-Mail. Seit 1. Januar 2025 müssen B2B-Geschäfte zwischen deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zur Ausstellung gilt schrittweise bis 2028.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Bei Beträgen ab 250 € brutto sind 10 Angaben nach § 14 UStG Pflicht — Name+Adresse von Verkäufer und Käufer, Steuernummer, Datum, Rechnungsnummer, Beschreibung, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Sortico füllt diese automatisch aus deinem Profil.

Was ist der Unterschied zwischen Kleinbetragsrechnung und Standardrechnung?

Unter 250 € brutto reichen 5 Angaben (§ 33 UStDV) — Käuferdaten, Rechnungsnummer und Steuernummer entfallen. Ab 250 € sind alle 10 Pflichtangaben nötig.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Steuernummer auf der Rechnung?

Ja, deine Steuernummer oder USt-IdNr ist auch als Kleinunternehmer Pflichtangabe. Zusätzlich muss ein Hinweis stehen wie "Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG".

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Seit 1.1.2025 gelten Rechnungen als Buchungsbelege und müssen 8 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 AO n.F. i.V.m. § 14b UStG) — vorher waren es 10 Jahre. Sortico speichert alle Rechnungen revisionssicher — du musst nichts extra archivieren.

Was passiert wenn ich eine Rechnung stornieren muss?

Du erstellst eine Stornorechnung (auch Korrekturrechnung genannt) mit negativem Betrag und Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer. Die alte Rechnung darf nicht gelöscht werden.

Muss ich Rechnungsnummern fortlaufend vergeben?

Ja, Rechnungsnummern müssen einmalig und nachvollziehbar sein. Sortico vergibt sie automatisch fortlaufend pro Unternehmen.

Was ist ZUGFeRD und was XRechnung?

Beide sind E-Rechnungs-Formate. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML — Mensch und Maschine lesbar. XRechnung ist reines XML, vorgeschrieben für öffentliche Auftraggeber. Sortico unterstützt beide Formate.

Häufige Fehler vermeiden

Rechnungsnummern doppelt vergeben oder Lücken lassen. Rechnungsnummern müssen einmalig und nachvollziehbar sein. Sortico vergibt sie automatisch fortlaufend — manuelles Eingreifen vermeidet das Problem.

Pflichtangaben vergessen. Fehlende Angaben gefährden den Vorsteuerabzug des Empfängers — und der wird die Rechnung zurückweisen. Sortico prüft die Pflichtangaben automatisch.

Falschen Steuersatz ausweisen. 19% Standard, 7% bei Lebensmitteln/Büchern/Personenbeförderung, 0% bei steuerfreien Umsätzen. Bei Unsicherheit: Steuerberater fragen oder Sortico-Vorschlag prüfen.

Als Kleinunternehmer USt. ausweisen. Wer einmal USt. ausweist, schuldet sie auch ans Finanzamt — auch ohne Vorsteuerabzugsrecht. Aktiviere im Unternehmensprofil "Kleinunternehmer" — Sortico blendet alle USt.-Felder aus.

Rechnungen nachträglich verändern. Veränderungen an versendeten Rechnungen sind verboten. Nutze immer eine Stornorechnung — Sortico verhindert direktes Editieren.

E-Rechnungen als bloßes PDF behandeln. Eine PDF per Mail ist 2026 keine E-Rechnung. Echte E-Rechnungen brauchen ZUGFeRD- oder XRechnung-Format mit eingebettetem XML.

Begriffe einfach erklärt

Pflichtangaben

Die gesetzlich vorgeschriebenen Inhalte einer Rechnung nach § 14 UStG — Name, Adresse, Steuernummer, Datum, Rechnungsnummer, Leistung, Betrag, Steuersatz und Steuerbetrag.

Kleinbetragsrechnung

Rechnung unter 250 € brutto mit vereinfachten Pflichtangaben nach § 33 UStDV — Käufer-Daten, Rechnungsnummer und Steuernummer entfallen.

E-Rechnung

Strukturierte elektronische Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung — kein einfaches PDF. Pflicht im B2B-Bereich seit 2025 (Empfangsseite) und schrittweise auch zur Ausstellung.

ZUGFeRD

E-Rechnungs-Format das PDF und XML kombiniert — der Mensch sieht ein normales PDF, die Buchhaltungssoftware liest die XML-Daten direkt aus. Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.x.

XRechnung

Reines XML-Format für E-Rechnungen, vor allem für öffentliche Auftraggeber vorgeschrieben. Basiert auf dem europäischen UN/CEFACT-Standard.

Stornorechnung

Auch Korrekturrechnung — eine Gegenbuchung mit negativem Betrag, die eine bereits versendete Rechnung aufhebt. Pflicht bei jeder Korrektur.

Vorsteuer

Die Umsatzsteuer, die du als Unternehmer beim Einkauf zahlst und vom Finanzamt zurückbekommst. Voraussetzung: gültige Rechnung mit allen Pflichtangaben (§ 15 UStG).

Verzug

Bei B2B-Kunden tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch ein (§ 286 BGB). Bei Privatkunden nur, wenn sie auf der Rechnung ausdrücklich auf diese 30-Tage-Frist hingewiesen wurden (§ 286 Abs. 3 BGB). Verzug berechtigt zu Verzugszinsen und außergerichtlicher Mahnung.

Aufbewahrungspflicht

Rechnungen sind Buchungsbelege — seit 1.1.2025 gelten 8 Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG). Vor 2025 waren es 10 Jahre. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres der Erstellung.

USt-IdNr.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für innergemeinschaftliche Geschäfte (EU). Nicht zu verwechseln mit der nationalen Steuernummer — beide können auf der Rechnung stehen.

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel wurde am 19. April 2026 fachlich geprüft. Bei konkreten steuerlichen Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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