Ist- und Soll-Versteuerung (§ 20 UStG)

Wenn du eine Rechnung schreibst, aber der Kunde erst zwei Monate später bezahlt: Wann musst du die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen — sofort mit der Rechnung oder erst mit dem Zahlungseingang?

Die Antwort hängt von deiner Versteuerungsart ab. Deutschland kennt zwei:

• Soll-Versteuerung (Standard, § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG) — USt entsteht mit der Leistungsausführung, faktisch also mit Rechnungsdatum.
• Ist-Versteuerung (auf Antrag, § 20 UStG) — USt entsteht erst mit Zahlungseingang.

Der Unterschied wirkt in einem einzelnen Fall klein, aber über ein Geschäftsjahr und viele offene Rechnungen hinweg ist er liquiditätsrelevant. Bei Soll zahlst du Monat für Monat USt an das Finanzamt, obwohl dein Geld zum Teil noch beim Kunden liegt.

Jedes neue Unternehmen startet automatisch in der Sollversteuerung, sofern kein gegenteiliger Antrag gestellt wurde.

Beispiel Soll: Du schreibst am 15. März eine Rechnung über 1.190 € brutto (1.000 € netto + 190 € USt). Der Kunde zahlt am 20. April.

• USt in deiner März-Voranmeldung: 190 €
• Tatsächlicher Zahlungseingang: April
• Liquiditätsbelastung: Du überweist die USt im April (Fälligkeit 10. April) ans Finanzamt, obwohl der Kunde erst am 20. April zahlt.

Auf Antrag bei deinem Finanzamt kannst du die USt erst ans Finanzamt abführen, wenn das Geld tatsächlich bei dir angekommen ist.

Beispiel Ist (gleicher Vorgang wie oben):

• Rechnung 15. März über 1.190 €
• Zahlungseingang 20. April
• USt in deiner April-Voranmeldung: 190 €

Die USt wird dem Monat zugeordnet, in dem das Geld geflossen ist — nicht dem, in dem du die Rechnung geschrieben hast. Das verbessert deinen Cashflow spürbar, besonders wenn Kunden regelmäßig spät zahlen.

Nach § 20 Abs. 1 UStG kann das Finanzamt die Ist-Versteuerung gestatten, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

1. Gesamtumsatz im Vorjahr ≤ 800.000 € (seit 2024 durch das Wachstumschancengesetz — vorher 600.000 €).
2. Befreiung von der Buchführungspflicht nach § 148 AO — typischerweise kleinere Gewerbetreibende ohne Bilanzierungspflicht nach HGB.
3. Freiberufler im Sinne von § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG — unabhängig vom Umsatz.

Eine GmbH mit Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € fällt unter Nr. 1 und darf die Ist-Versteuerung beantragen. Die weit verbreitete Annahme "Kapitalgesellschaft = immer Soll" ist falsch — entscheidend ist der Umsatz, nicht die Rechtsform.

Der Antrag ist formlos und wird an das für dich zuständige Finanzamt gesendet.

Inhalt deines Antrags:

• Hinweis, dass du die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten beantragst
• Name, Steuernummer, Unternehmensbezeichnung
• Begründung (z.B. "Vorjahresumsatz betrug X €" oder "freiberufliche Tätigkeit")
• Gewünschter Beginn (meist Jahresanfang oder mit Gewerbeanmeldung)

Die Bewilligung erfolgt in der Regel schriftlich und gilt bis auf Widerruf. Prüfe jährlich, ob die Umsatzgrenze noch eingehalten wird — bei Überschreitung endet die Berechtigung zum Jahresende.

Seit dem 01.01.2025 (Wachstumschancengesetz) gilt eine neue Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG:

Rechnungen eines Unternehmers, der seine Umsätze nach vereinnahmten Entgelten versteuert, müssen den Hinweis "Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten" enthalten.

Der Hinweis hat einen wichtigen Nebeneffekt: Dein Kunde darf die Vorsteuer aus einer solchen Rechnung erst ziehen, wenn er selbst gezahlt hat (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Vergisst du den Hinweis, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug beim Kunden versagen — ärgerlich für die Geschäftsbeziehung.

In Sortico wird der Hinweis automatisch auf PDF, ZUGFeRD und XRechnung ausgegeben, sobald du in den Unternehmenseinstellungen "Ist-Versteuerung" aktiviert hast.

Sortico unterscheidet drei Ebenen:

1. Buchung bei Rechnungserstellung

• Soll: Forderung (1400) an Erlös (8400) + USt fällig (1776)
• Ist: Forderung (1400) an Erlös (8400) + USt nicht fällig (1766)

2. Buchung bei Zahlungseingang

• Soll: Bank (1200) an Forderung (1400) — USt bereits gezahlt
• Ist: Bank (1200) + USt nicht fällig (1766) an Forderung (1400) + USt fällig (1776) — die USt wandert vom Zwischenkonto auf das fällige Konto

3. USt-Voranmeldung

• Bei Soll: Die USt für KZ 81/86 wird aus den Umsatzkonten ermittelt (Rechnungsmonat).
• Bei Ist: Die USt für KZ 81/86 wird aus den fälligen USt-Konten rückgerechnet (Zahlungsmonat).

Ausnahmen bleiben Soll — auch bei Ist-Versteuerung:

• § 13b Reverse Charge (ausländische Dienstleistungen, Bauleistungen) — entsteht mit Leistungsausführung.
• Innergemeinschaftliche Erwerbe — entstehen mit Rechnungserhalt.
• § 14c UStG unberechtigt ausgewiesene Steuer — entsteht mit Rechnungsstellung.
• Anzahlungen — für Anzahlungen gilt immer das Ist-Prinzip, unabhängig von der Grundwahl (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG).

Ein Wechsel der Versteuerungsart ist grundsätzlich möglich, aber nicht trivial:

• Soll → Ist: Offene Forderungen (Rechnungen ohne Zahlungseingang) müssen in der letzten Soll-Voranmeldung noch mit USt erfasst bleiben. Die anschließende Zahlung führt dann nicht mehr zu einer erneuten USt-Erfassung.
• Ist → Soll: Offene Forderungen werden in der ersten Soll-Voranmeldung nachträglich mit USt erfasst — auch wenn noch keine Zahlung erfolgt ist.

Wichtig: In Sortico ist ein Wechsel in der aktuellen Version manuell — wir empfehlen, ihn mit einem Steuerberater zum Jahreswechsel zu begleiten. Eine automatische Migrationslogik für offene Posten ist für ein späteres Release geplant.

Ist-Versteuerung lohnt sich, wenn:

• Dein Vorjahresumsatz deutlich unter 800.000 € liegt
• Du lange Zahlungsziele (30-60 Tage) an Kunden gewährst
• Du cashflow-sensibel wirtschaftest (wenig Rücklagen)

Sollversteuerung ist sinnvoller, wenn:

• Du überwiegend Vorkasse/Barzahlung/Kreditkarte nimmst
• Du knapp an der 800.000-€-Grenze operierst (spart dir den Wechsel)
• Deine Kunden bei Ist keinen Vorsteuerabzug benötigen (das Ist-Flag in der Rechnung verschiebt deren VSt)

Bei Unsicherheit: Soll ist die sichere Default-Variante. Du kannst jederzeit einen Antrag auf Ist stellen, wenn sich die Bedingungen ändern.