Lohnsteuerbescheinigung zum Jahresende erstellen

Das jährliche Pflicht-Dokument für deine Mitarbeiter — mit einem Klick fertig

Von der Sortico Redaktion · aktualisiert am 19. April 2026 · Lesezeit 6 min

Was ist die Lohnsteuerbescheinigung?

Die Lohnsteuerbescheinigung ist das jährliche Dokument, das zusammenfasst, wie viel Lohn ein Mitarbeiter im Kalenderjahr erhalten hat und wie viel Steuer davon einbehalten wurde. Du als Arbeitgeber erstellst sie für jeden Mitarbeiter und übermittelst sie elektronisch ans Finanzamt.

Der Mitarbeiter bekommt eine Kopie — er braucht die Daten für seine eigene Einkommensteuererklärung. Das Finanzamt des Mitarbeiters gleicht die Daten automatisch ab.

Die Pflicht zur Erstellung ist in § 41b EStG geregelt. Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet — unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Anzahl der Mitarbeiter.

Abgrenzung zur Lohnsteueranmeldung

Zwei Dokumente, zwei verschiedene Zwecke:

Merkmal	Lohnsteueranmeldung (§ 41a EStG)	Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b EStG)
Rhythmus	Monatlich oder quartalsweise	Jährlich
Empfänger	Betriebsstätten-Finanzamt	Wohnsitz-Finanzamt des Mitarbeiters
Inhalt	Gesamte einbehaltene LSt aller Mitarbeiter	Einzelnachweis je Mitarbeiter
Frist	10. des Folgemonats	28. Februar des Folgejahres
Zweck	Abführung der Lohnsteuer	Grundlage für Mitarbeiter-Steuererklärung

Die Lohnsteueranmeldung zahlst du laufend — die Lohnsteuerbescheinigung erstellst du einmal im Jahr für jeden Mitarbeiter.

Pflichtinhalte der Lohnsteuerbescheinigung

Die Lohnsteuerbescheinigung enthält nach § 41b EStG folgende Angaben:

Feld	Inhalt
1	Bruttoarbeitslohn (inklusive aller Sachbezüge und geldwerte Vorteile)
2	Einbehaltene Lohnsteuer
3	Solidaritätszuschlag
4	Kirchensteuer des Arbeitnehmers
5	Sozialversicherungsbeiträge (KV, PV, RV, AV) — Arbeitnehmeranteil
6	Kurzarbeitergeld und ähnliche Leistungen
7–10	Geringfügige Beschäftigung, steuerfreie Bezüge, Versorgungsbezüge
11–18	Weitere Sonderfelder (Fahrtkostenersatz, Arbeitnehmer-Sparzulagen, etc.)

Sortico befüllt alle Felder automatisch aus den monatlichen Lohnabrechnungen des Jahres.

Elektronische Übermittlung

Die Übermittlung erfolgt ausschließlich elektronisch über ELSTER direkt an das zuständige Finanzamt des Mitarbeiters (§ 150 AO, § 41b EStG). Eine Abgabe in Papierform ist grundsätzlich nicht möglich.

Das Finanzamt des Mitarbeiters erhält die Daten automatisch. Du musst nichts weiteres veranlassen — außer dem Mitarbeiter eine Ausfertigung zu übergeben.

Technisch wird die Lohnsteuerbescheinigung über das ELStAM-Verfahren übermittelt (§ 39e EStG). Sortico ist an das ELStAM-System angebunden und übermittelt direkt — du benötigst kein separates ELSTER-Konto für die Bescheinigung.

Frist: 28. Februar des Folgejahres

Die gesetzliche Frist für die Übermittlung an das Finanzamt ist der 28. Februar des auf das Beschäftigungsjahr folgenden Jahres (§ 41b EStG).

Für das Beschäftigungsjahr 2025 bedeutet das: Spätestens bis zum 28. Februar 2026.

Beschäftigungsjahr	Frist
2025	28. Februar 2026
2026	28. Februar 2027

Fällt der 28. Februar auf einen Samstag oder Sonntag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag. Die Frist gilt für die Übermittlung — nicht für die Übergabe an den Mitarbeiter. In Schaltjahren ist Fristende der 29. Februar (z.B. für das Beschäftigungsjahr 2027, Frist 29. Februar 2028).

Ausfertigung für den Mitarbeiter

Zusätzlich zur elektronischen Übermittlung ans Finanzamt bekommt jeder Mitarbeiter eine Ausfertigung — entweder als Ausdruck oder als PDF (§ 41b EStG).

Der Mitarbeiter braucht diese Ausfertigung für seine eigene Einkommensteuererklärung. Er kann die Zahlen damit auf Richtigkeit prüfen und bei Fehlern bei dir reklamieren.

Tipp: Sortico erstellt die PDF-Ausfertigung direkt aus der elektronischen Meldung. Du kannst sie per E-Mail an den Mitarbeiter versenden oder ausdrucken — mit einem Klick für alle Mitarbeiter gleichzeitig.

Korrektur einer Lohnsteuerbescheinigung

Fehler passieren — eine Korrektur ist möglich:

Erstelle eine neue, korrigierte Lohnsteuerbescheinigung für denselben Mitarbeiter und dasselbe Jahr
Übermittle die korrigierte Version elektronisch — sie ersetzt automatisch die vorherige
Übergib dem Mitarbeiter die korrigierte Ausfertigung
Hat der Mitarbeiter bereits seine Steuererklärung abgegeben, sollte er das Finanzamt informieren

Korrekturen sind bis zur Festsetzungsverjährung möglich (in der Regel 4 Jahre nach Ablauf des Steuerjahres).

Eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung, die nach der Abgabe der Steuererklärung des Mitarbeiters eingeht, kann dazu führen, dass das Finanzamt des Mitarbeiters einen Änderungsbescheid erlässt. Informiere den Mitarbeiter frühzeitig über die Korrektur.

Jahresabschluss in Minuten

Was früher Stunden an Büroarbeit kostete, erledigt Sortico in wenigen Minuten — alle Lohnsteuerbescheinigungen eines Jahres in einem Schritt übermittelt, alle PDFs für Mitarbeiter fertig.

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Typische Fehler vermeiden

Frist 28. Februar vergessen. Die Lohnsteuerbescheinigung hat eine andere Frist als die laufende Lohnsteueranmeldung. Trag den 28. Februar als Jahreserinnerung ein — Sortico erinnert dich automatisch.

Mitarbeiter ohne Ausfertigung lassen. Jeder Mitarbeiter hat Anspruch auf eine Ausfertigung. Ohne sie kann er seine Steuererklärung nicht korrekt abgeben — das führt zu Beschwerden.

Sachbezüge vergessen. Geldwerte Vorteile wie Firmenwagen, Jobticket oder Essensgutscheine müssen im Bruttoarbeitslohn enthalten sein. Prüfe, ob alle Sachbezüge monatlich korrekt in Sortico eingetragen wurden.

Ausgeschiedene Mitarbeiter vergessen. Mitarbeiter, die im Laufe des Jahres ausgeschieden sind, brauchen ebenfalls eine Lohnsteuerbescheinigung für das volle Kalenderjahr bis zum Austritt.

Was passiert wenn...

...ein Mitarbeiter keine Steuererklärung abgibt?

Dann sind deine Pflichten trotzdem erfüllt — du übermittelst die Bescheinigung ans Finanzamt. Ob der Mitarbeiter eine Steuererklärung abgibt, liegt in seiner Verantwortung. Das Finanzamt des Mitarbeiters kann auf Basis deiner Daten auch ohne Erklärung Steuern festsetzen.

...der Mitarbeiter behauptet, die Bescheinigung ist falsch?

Prüfe die monatlichen Abrechnungen in Sortico. Wenn tatsächlich ein Fehler vorliegt, erstelle eine korrigierte Bescheinigung und übermittle sie erneut. Sind die Daten korrekt, erkläre dem Mitarbeiter, wie die Werte zustande kommen.

...ich Lohnsteuer pauschal abgeführt habe (z.B. Minijob)?

Bei pauschal versteuertem Arbeitslohn (§ 40a EStG für Minijobs) wird keine Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt, da die Steuer nicht im Lohnkonto des Arbeitnehmers erscheint. Minijobber erhalten keine Lohnsteuerbescheinigung — das ist korrekt.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich für jeden Mitarbeiter eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen?

Ja — für jeden Arbeitnehmer, dem im Kalenderjahr Lohn ausgezahlt wurde (§ 41b EStG). Das gilt für reguläre Mitarbeiter, Aushilfen und Mitarbeiter die im Laufe des Jahres ausgeschieden sind. Ausnahme: pauschal besteuerte Minijobs nach § 40a EStG — dort wird keine individuelle Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt.

Was ist der Unterschied zwischen Lohnsteuerbescheinigung und Lohnsteueranmeldung?

Die Lohnsteueranmeldung (§ 41a EStG) ist eine monatliche oder quartalsweise Meldung, mit der du die einbehaltene Lohnsteuer ans Finanzamt abführst. Die Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b EStG) ist eine jährliche Zusammenfassung pro Mitarbeiter — für die Steuererklärung des Mitarbeiters.

Was passiert wenn ich die Frist 28. Februar verpasse?

Das Finanzamt kann einen Verspätungszuschlag festsetzen. Außerdem kann der Mitarbeiter seine eigene Steuererklärung nicht vollständig abgeben, was zu Problemen mit dem Finanzamt des Mitarbeiters führt.

Was mache ich wenn ich einen Fehler in der Bescheinigung entdecke?

Erstelle eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung und übermittle sie erneut an das Finanzamt. Die Korrektur ersetzt die ursprüngliche Meldung. Informiere auch den Mitarbeiter, damit er ggf. seine Steuererklärung anpassen kann.

Muss der Mitarbeiter die Bescheinigung selbst beim Finanzamt einreichen?

Nein — du übermittelst sie elektronisch direkt ans Finanzamt des Mitarbeiters. Der Mitarbeiter bekommt eine Ausfertigung (PDF oder Ausdruck) für seine eigene Steuererklärung als Beleg.

Was ist mit Mitarbeitern die im Laufe des Jahres ausgeschieden sind?

Für ausgeschiedene Mitarbeiter erstellst du die Lohnsteuerbescheinigung zum Zeitpunkt des Austritts — spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres. In Sortico kannst du die Bescheinigung auch für bereits deaktivierte Mitarbeiter erstellen.

Begriffe einfach erklärt

Lohnsteuerbescheinigung

Jährliches Dokument je Mitarbeiter mit allen Lohn- und Steuerbeträgen des Kalenderjahres. Grundlage für die Steuererklärung des Mitarbeiters.

Lohnsteueranmeldung

Monatliche oder quartalsweise Meldung der gesamten einbehaltenen Lohnsteuer aller Mitarbeiter ans Finanzamt. Nicht zu verwechseln mit der Lohnsteuerbescheinigung.

ELStAM

Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale — das digitale System für Steuerklasse, Freibeträge und Kirchensteuermerkmal. Sortico ruft ELStAM-Daten automatisch ab.

Bruttoarbeitslohn

Gesamter Lohn vor allen Abzügen inklusive aller Sachbezüge und geldwerten Vorteile. Ausgangspunkt für die Steuerberechnung.

Ausfertigung

Die Kopie der Lohnsteuerbescheinigung, die der Mitarbeiter erhält. In Sortico als PDF downloadbar oder per E-Mail versendbar.

Festsetzungsverjährung

Nach dieser Frist (i.d.R. 4 Jahre) kann die Steuer nicht mehr geändert werden. Korrekturen der Lohnsteuerbescheinigung sind bis dahin möglich.

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel wurde am 19. April 2026 fachlich geprüft. Bei konkreten steuerlichen Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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