Lohnabrechnung selber machen

Gehaltsabrechnungen ohne Steuerberater — Sortico macht die Mathe

Von der Sortico Redaktion · aktualisiert am 19. April 2026 · Lesezeit 9 min

Was ist eine Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung dokumentiert, wie sich das Bruttogehalt eines Mitarbeiters in den tatsächlichen Auszahlungsbetrag (Netto) umrechnet. Sie zeigt alle Abzüge — Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, ggf. Kirchensteuer — und ist gesetzlich vorgeschrieben.

Sortico erstellt die Abrechnung vollautomatisch: Du gibst Bruttolohn und Mitarbeiterdaten ein — Sortico berechnet alle Abzüge nach den offiziellen Programmablaufplänen (PAP) des Bundesministeriums der Finanzen und liefert eine druckfertige Abrechnung als PDF.

Als Arbeitgeber bist du nach § 38 EStG verpflichtet, die Lohnsteuer bei der Lohnzahlung einzubehalten und ans Finanzamt abzuführen. Sortico erledigt die Berechnung — du stellst die Zahlung sicher.

Wer darf selbst abrechnen?

Grundsätzlich darfst du als Arbeitgeber die Lohnabrechnung selbst erstellen — das ist keine Tätigkeit, die einem Steuerberater vorbehalten wäre. Entscheidend ist, dass die Berechnung korrekt ist und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Sortico ist dafür ausgelegt, kleine und mittlere Unternehmen von der Payroll-Bürokratie zu entlasten:

Unternehmenstyp	Selbst abrechnen?
Einzelunternehmer mit Angestellten	Ja
GmbH / UG	Ja
GbR mit Angestellten	Ja
Vereine mit Angestellten	Ja
Gesellschafter-Geschäftsführer (GGF)	Ja — Besonderheiten beachten

Was steckt in einer Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung besteht aus mehreren Blöcken:

Block	Inhalt
Bruttogehalt	Das vereinbarte Gehalt vor allen Abzügen
Steuerpflichtige Bezüge	Gehalt, Sachbezüge, geldwerte Vorteile
Lohnsteuer	Nach Steuerklasse, Lohnsteuertabelle und ELStAM-Merkmalen
Solidaritätszuschlag	5,5% der Lohnsteuer (ab 2021 für die meisten entfallen)
Kirchensteuer	8–9% der Lohnsteuer, wenn Kirchenmitglied
Krankenversicherung (AN)	Arbeitnehmeranteil ~7,3% + Zusatzbeitrag
Pflegeversicherung (AN)	Arbeitnehmeranteil je nach Kinderzahl
Rentenversicherung (AN)	Arbeitnehmeranteil 9,3%
Arbeitslosenversicherung (AN)	Arbeitnehmeranteil 1,3%
Nettogehalt	Auszahlungsbetrag an den Mitarbeiter
Arbeitgeberanteile SV	Gleiche Beträge noch einmal — trägt der Arbeitgeber

Sortico zeigt die Aufschlüsselung im Detail und weist den Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil getrennt aus.

Brutto-Netto-Rechnung — wie funktioniert das?

Die Berechnung folgt einem festen Schema, das Sortico automatisch durchläuft:

Bruttogehalt
- Lohnsteuer (nach PAP, Steuerklasse, Freibeträge)
- Solidaritätszuschlag
- Kirchensteuer (wenn zutreffend)
- Krankenversicherung AN
- Pflegeversicherung AN
- Rentenversicherung AN
- Arbeitslosenversicherung AN
= Nettogehalt (Auszahlungsbetrag)

Die Lohnsteuer wird nach § 39b EStG anhand der Lohnsteuertabellen (PAP) des BMF berechnet. Sortico aktualisiert die Tabellen automatisch bei Gesetzesänderungen.

Tipp: Den Brutto-Netto-Vergleich siehst du sofort in Sortico — bevor du die Abrechnung abschließt und versendest.

Steuern und Sozialversicherung im Überblick

Als Arbeitgeber hast du zwei Rollen: Du behältst den Arbeitnehmeranteil vom Lohn ein und zahlst deinen eigenen Arbeitgeberanteil zusätzlich.

Abgabe	Arbeitnehmer	Arbeitgeber	Gesamt
Krankenversicherung	~7,3% + ½ Zusatz	~7,3% + ½ Zusatz	~14,6% + Zusatz
Pflegeversicherung	1,7% (ggf. +0,6%)	1,7%	~3,4%
Rentenversicherung	9,3%	9,3%	18,6%
Arbeitslosenversicherung	1,3%	1,3%	2,6%
Lohnsteuer	Voll (AN)	—	Je nach Steuerklasse
Soli	Anteilig (AN)	—	5,5% der LSt.

Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag wird nach SGB IV § 28 an die Krankenkasse des Mitarbeiters abgeführt — Sortico erstellt dazu die Meldung automatisch.

Für Minijobber gelten Pauschalbeiträge: pauschale Lohnsteuer nach § 40a EStG sowie pauschale Arbeitgeberbeiträge zur Rentenversicherung (§ 172 Abs. 3 SGB VI) und Krankenversicherung (§ 249b SGB V). Sortico erkennt Minijobs automatisch anhand der eingetragenen Vergütung.

In wenigen Minuten startklar

Sortico Payroll ist für kleine Unternehmen ohne Payroll-Erfahrung gebaut. Du legst deinen ersten Mitarbeiter in 5 Minuten an — Sortico führt dich Schritt für Schritt durch die Pflichtangaben.

Die erste Abrechnung erstellst du mit drei Klicks: Monat wählen, prüfen, abschließen. Keine Steuerklassen-Tabellen, keine Beitragssatz-Recherche — alles ist bereits hinterlegt.

14 Tage kostenlos testen

Besonderheiten für Gesellschafter-Geschäftsführer

Gesellschafter-Geschäftsführer (GGF) einer GmbH sind sozialversicherungsrechtlich eine Sondergruppe. Ob SV-Pflicht besteht, hängt von der Beteiligungsquote und dem Maß der Weisungsgebundenheit ab:

Beteiligung	SV-Pflicht
Unter 50% ohne Sperrminorität	In der Regel ja
50% oder mehr / Sperrminorität	In der Regel nein (selbstständig)
Alleingesellschafter	Nein

Die SV-Beurteilung beim GGF ist komplex und hängt von vielen Faktoren ab. Lass diese einmalig von einem Steuer- oder Sozialversicherungsberater klären. Sortico kann die Abrechnung nach deiner Vorgabe (SV-pflichtig oder nicht) durchführen — die Einstufung selbst liegt bei dir.

Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

Als Arbeitgeber bist du nach § 41 EStG verpflichtet, für jeden Mitarbeiter ein Lohnkonto zu führen. Es muss folgende Angaben enthalten:

Name, Adresse, Steuer-ID, Steuerklasse, Freibeträge
Lohnzahlungszeitraum und -betrag (Brutto und Netto)
Einbehaltene Lohnsteuer, Soli, Kirchensteuer
Sozialversicherungsbeiträge

Sortico führt das Lohnkonto automatisch und stellt es für Betriebsprüfungen bereit. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 6 Jahre (§ 41 EStG).

Nach § 41a EStG musst du die Lohnsteuer bis zum 10. des Folgemonats ans Finanzamt melden und abführen.

Typische Fehler vermeiden

Steuer-ID fehlt beim Mitarbeiter. Ohne Steuer-ID greift automatisch Steuerklasse VI — die ungünstigste. Lass dir die Steuer-ID vom Mitarbeiter geben, bevor du die erste Abrechnung erstellst.

Sachbezüge vergessen. Firmenwagen, Essenszuschüsse oder Jobtickets sind geldwerte Vorteile und steuerpflichtig. Trage sie in Sortico als Sachbezug ein — sonst ist die Abrechnung fehlerhaft.

Abrechnung zu spät abführen. Die Lohnsteuer ist bis zum 10. des Folgemonats fällig (§ 41a EStG). Verspätungen führen zu Säumniszuschlägen von 1% pro Monat.

Minijob-Grenze überschreiten. Verdient ein Minijobber dauerhaft mehr als 556 €, wird er sozialversicherungspflichtig. Sortico warnt dich, sobald die Grenze in Sicht ist.

GGF falsch eingestuft. Ein GGF ohne SV-Pflicht wird fälschlicherweise wie ein normaler Angestellter abgerechnet — das kann zu Nachzahlungen bei der Sozialversicherungsprüfung führen. Kläre die Einstufung vorab.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich als Einzelunternehmer Lohnsteuer zahlen?

Nein — Lohnsteuer fällt nur auf Arbeitslöhne für Angestellte an. Als Einzelunternehmer zahlst du für dich selbst Einkommensteuer, keine Lohnsteuer. Sobald du deinen ersten Mitarbeiter einstellst, bist du Arbeitgeber und musst Lohnsteuer einbehalten und abführen.

Was ist der Unterschied zwischen Brutto und Netto?

Brutto ist das vereinbarte Gehalt vor allen Abzügen. Netto ist der Auszahlungsbetrag nach Abzug von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträgen. Sortico berechnet den Nettobetrag automatisch auf Basis der aktuellen PAP-Tabellen.

Welche Steuerklasse soll ich beim Mitarbeiter eintragen?

Die Steuerklasse gibt der Mitarbeiter vor — sie ergibt sich aus seinem persönlichen Lohnsteuerabzugsmerkmal (ELStAM). Sortico ruft die Merkmale per ELSTER ab, du musst sie nicht manuell erfragen.

Wann muss ich die Lohnabrechnung an den Mitarbeiter aushändigen?

Spätestens mit der Gehaltsauszahlung. Sortico erstellt die Abrechnung als PDF, das du per E-Mail versenden oder ausdrucken kannst.

Wie berechnet Sortico die Sozialversicherungsbeiträge?

Sortico verwendet die jeweils gültigen Beitragssätze: Krankenversicherung 14,6% + kassenindividueller Zusatzbeitrag, Pflegeversicherung 3,4% (+ Kinderlosenzuschlag), Rentenversicherung 18,6%, Arbeitslosenversicherung 2,6%. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen je die Hälfte.

Was ist ein geringfügig Beschäftigter (Minijob)?

Minijobber verdienen bis 556 € im Monat. Als Arbeitgeber zahlst du pauschale Sozialversicherungsbeiträge (§ 172 Abs. 3 SGB VI zur Rente, § 249b SGB V zur Krankenkasse) und pauschale Lohnsteuer (§ 40a EStG). Sortico erkennt Minijobs automatisch und berechnet die Pauschalbeiträge.

Wie lange muss ich Lohnabrechnungen aufbewahren?

Lohnunterlagen müssen nach § 41 EStG 6 Jahre aufbewahrt werden. Die dazugehörigen Buchungsbelege unterliegen nach § 147 AO seit 1.1.2025 einer 8-jährigen Aufbewahrungspflicht (vorher 10 Jahre). Sortico archiviert alles automatisch.

Begriffe einfach erklärt

Bruttogehalt

Das vertraglich vereinbarte Gehalt vor allen Steuern und Sozialversicherungsabzügen.

Nettogehalt

Der tatsächlich ausgezahlte Betrag nach Abzug aller Steuern und Sozialversicherungsbeiträge.

PAP

Programmablaufplan — die offiziellen Berechnungsvorschriften des BMF für die Lohnsteuer. Sortico verwendet immer die aktuelle Version.

ELStAM

Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale — enthält Steuerklasse, Freibeträge und Kirchensteuermerkmal des Mitarbeiters. Wird vom Finanzamt bereitgestellt.

Lohnsteuerkarte

Das frühere physische Dokument, das heute durch ELStAM ersetzt wurde. Keine Karte mehr nötig — Sortico ruft die Daten elektronisch ab.

Sozialversicherungsbeitrag

Gemeinsamer Beitrag zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen in der Regel je die Hälfte.

Gesamtsozialversicherungsbeitrag

Der vollständige SV-Beitrag (AN + AG-Anteil), den der Arbeitgeber nach SGB IV § 28 an die Krankenkasse abführt.

Minijob

Geringfügige Beschäftigung bis 556 € Monatsverdienst. Für Arbeitgeber gelten Pauschalbeiträge, für Arbeitnehmer vereinfachte Regelungen.

Lohnsteuerkonto

Interne Aufzeichnung je Mitarbeiter, die der Arbeitgeber nach § 41 EStG führen muss. Sortico führt sie automatisch.

Sachbezug

Nicht-monetäre Vergütungsbestandteile wie Firmenwagen, Jobticket oder Essensgutscheine. Steuerpflichtig, aber oft mit Freibetrag.

Steuerklasse

Bestimmt zusammen mit Freibeträgen, wie viel Lohnsteuer einbehalten wird. 6 Klassen (I–VI), je nach Familienstand und Beschäftigungsverhältnis.

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel wurde am 19. April 2026 fachlich geprüft. Bei konkreten steuerlichen Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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