Unternehmen in Sortico einrichten

In 5 Minuten startklar — ohne Setup-Stress

Von der Sortico Redaktion · aktualisiert am 19. April 2026 · Lesezeit 5 min

Was du vor dem Start brauchst

Das Anlegen eines Unternehmens in Sortico dauert weniger als fünf Minuten. Halte folgende Informationen bereit:

Information	Woher?	Pflicht?
Unternehmensname (vollständig)	Handelsregister oder Gewerbeschein	Ja
Rechtsform (GmbH, UG, Einzelunternehmen etc.)	Handelsregister oder Gewerbeschein	Ja
Unternehmensadresse	Meldeadresse / Impressum	Ja
Steuernummer (13-stellig)	Steuerbescheid vom Finanzamt	Für Rechnungen
USt-IdNr. (DE + 9 Ziffern)	Bundeszentralamt für Steuern	Für EU-Geschäfte
Geschäftsjahresbeginn	Gesellschaftsvertrag oder 1. Januar	Ja
Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04)	Von deinem Steuerberater	Für Buchhaltung

Wenn du deine Steuernummer noch nicht hast (z.B. bei Neugründung): Lass sie erst mal leer und trage sie nach, sobald das Finanzamt sie zugeschickt hat. Sortico funktioniert in der Zwischenzeit — nur Rechnungsstellung ist eingeschränkt, da die Steuernummer nach § 14 UStG Pflichtangabe ist.

Rechtsform wählen — was hat welche Auswirkungen?

Die Rechtsform beeinflusst, wie Sortico deine Buchhaltung führt:

Rechtsform	Buchführung	USt-VA?	Bilanz?
Einzelunternehmen (klein)	EÜR	Je nach Zahllast	Nein (unter § 141 AO-Schwellen)
Einzelunternehmen (groß)	Doppik / Bilanz	Ja	Ja (§ 141 AO)
Freiberufler	EÜR	Je nach Zahllast	Nein
GbR	EÜR oder Bilanz	Je nach Zahllast	Selten
UG / GmbH	Doppik / Bilanz	Ja	Ja (immer)
AG	Doppik / Bilanz	Ja	Ja (immer)

Die Buchführungspflicht nach § 141 AO gilt für Einzelunternehmen ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn. GmbH, UG und AG sind immer bilanzierungspflichtig.

In 5 Minuten startklar

Nach der Registrierung führt dich Sortico durch das Onboarding: Rechtsform wählen, Stammdaten eingeben, Kleinunternehmer-Status setzen — und schon kannst du die erste Rechnung schreiben. Keine Einrichtung, kein Handbuch.

Jetzt kostenlos starten

Steuernummer und USt-IdNr.

Beide Nummern erscheinen auf deinen Rechnungen und sind gesetzlich vorgeschrieben (§ 14 UStG):

Nummer	Format	Verwendet auf
Steuernummer	13-stellig (je nach Bundesland unterschiedlich formatiert)	Alle Rechnungen im Inland
USt-IdNr.	DE + 9 Ziffern	EU-Rechnungen, innergemeinschaftliche Lieferungen

Unterschied im Einsatz

Bei inländischen Rechnungen (an deutsche Kunden): Steuernummer reicht aus — oder du nutzt die USt-IdNr. statt der Steuernummer (beides ist erlaubt)
Bei EU-Rechnungen (an Kunden in anderen EU-Ländern): USt-IdNr. ist Pflicht — und du brauchst auch die USt-IdNr. des Empfängers

Wenn du als Kleinunternehmer auch keine USt-IdNr. hast: Die Steuernummer auf der Rechnung reicht nach § 14 UStG aus. Die USt-IdNr. brauchst du als Kleinunternehmer in der Regel nicht.

Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?

Das ist die wichtigste Entscheidung beim Einrichten:

Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Du bist Kleinunternehmer, wenn:

Dein Vorjahresumsatz (2025 für das Jahr 2026) 25.000 € nicht überschritten hat
Dein voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigen wird

Diese Grenzen gelten seit 1.1.2025 (angehoben durch das Jahressteuergesetz 2024).

Merkmal	Kleinunternehmer	Regelbesteuerung
USt. auf Rechnungen	Nein	19% oder 7%
Vorsteuerabzug	Nein	Ja
USt-VA abgeben	Nein	Ja
Pflichthinweis auf Rechnung	„Gem. § 19 UStG keine USt.“	—
USt-Felder in Sortico	Ausgeblendet	Sichtbar

Wie du den Status änderst

Wenn du im Laufe des Jahres die 100.000-€-Schwelle überschreitest, musst du zur Regelbesteuerung wechseln — ab dem Folgemonat. Sortico zeigt dir eine Warnung, wenn du die Schwelle erreichst.

Wenn du als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausweist, schuldest du diese dem Finanzamt — auch ohne Vorsteuerabzugsrecht. Sortico verhindert das durch die automatische Ausblendung der USt-Felder bei aktiviertem Kleinunternehmer-Status.

Mehrere Unternehmen verwalten

Ein Sortico-Account kann beliebig viele Unternehmen führen — praktisch wenn du:

Mehrere Geschäftsbereiche hast (z.B. GmbH + Einzelunternehmen)
Als Buchhalter oder Steuerberater mehrere Mandanten betreust
Eine Holdingstruktur verwaltest

Wechsel zwischen Unternehmen

Klicke oben links auf den Unternehmensnamen — es öffnet sich ein Dropdown mit allen deinen Unternehmen. Jedes Unternehmen hat seinen eigenen:

Buchführungsbereich (getrennte Buchungen, Konten)
Dokumentenspeicher (getrennte Dokumente)
Rechnungskreis (eigene Rechnungsnummernreihe)
Steuereinstellungen (eigene Steuernummer, Kleinunternehmer-Status)

Aufzeichnungspflichten nach § 22 UStG gelten pro Unternehmen — Sortico führt sie getrennt. Die Daten der Unternehmen sind in Sortico vollständig voneinander isoliert.

Wechsel der Rechtsform

Wenn du dein Einzelunternehmen in eine GmbH umwandelst oder eine andere Rechtsformänderung vornimmst: Lege die neue Rechtsform als neues Unternehmen in Sortico an.

Das alte Unternehmen bleibt erhalten — du kannst es weiter für historische Buchungen und Dokumente nutzen, aber keine neuen aktiven Buchungen mehr hinzufügen.

Warum kein einfacher Wechsel möglich ist

Steuernummern ändern sich (GmbH bekommt eigene Steuernummer)
Kontenrahmen kann sich ändern
Aufbewahrungspflichten laufen für das alte und neue Unternehmen getrennt
Bilanz-Eröffnung der GmbH ist ein eigenes Dokument

Tipp: Exportiere vor der Umwandlung alle Daten des Einzelunternehmens als DATEV-Export und PDF-Jahresabschluss — als sauberer Übergabepunkt für den Steuerberater.

Häufige Fehler vermeiden

Falschen Kontenrahmen gewählt. SKR03 und SKR04 haben unterschiedliche Kontonummern. Ein nachträglicher Wechsel ist möglich, aber aufwändig. Frag deinen Steuerberater vorab.

Steuernummer falsch eingegeben. Die Steuernummer erscheint auf jeder Rechnung. Prüfe sie anhand eines Steuerbescheids — Format variiert je Bundesland (z.B. Bayern: 123/456/78900).

Kleinunternehmer-Status nicht rechtzeitig deaktiviert. Wenn du die 100.000-€-Schwelle überschreitest, musst du ab dem Folgemonat USt. ausweisen. Sortico erinnert dich automatisch.

Alle Unternehmen in einem zusammengeworfen. Wenn du mehrere Geschäftsbereiche oder Rechtsformen hast, lege immer separate Unternehmen an. Gemischte Buchungen sind bei Prüfungen ein Problem.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mehrere Unternehmen in einem Account führen?

Ja. Du kannst beliebig viele Unternehmen anlegen — jedes mit eigener Steuernummer, eigenem Kontenplan und eigenen Dokumenten. Du wechselst oben links in der Navigation zwischen den Unternehmen.

Was ist der Unterschied zwischen Steuernummer und USt-IdNr.?

Die Steuernummer (13-stellig, z.B. 123/456/78900) ist deine Kennung beim nationalen Finanzamt — Pflicht auf jeder Rechnung. Die USt-IdNr. (beginnt mit DE, z.B. DE123456789) brauchst du für EU-Geschäfte (innergemeinschaftliche Lieferungen). Du kannst beide in Sortico hinterlegen — Sortico setzt die richtige auf die jeweilige Rechnung.

Muss ich eine USt-IdNr. haben?

Nur wenn du innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen in die EU erbringst. Du beantragst sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern. Als Kleinunternehmer brauchst du sie in der Regel nicht.

Wie ändere ich den Kleinunternehmer-Status nachträglich?

Gehe zu Einstellungen → Unternehmen → Steuer-Einstellungen. Du kannst den Kleinunternehmer-Status jederzeit ändern — Sortico passt alle zukünftigen Rechnungen sofort an. Bereits erstellte Rechnungen werden nicht rückwirkend geändert.

Was passiert bei einem Rechtsform-Wechsel (z.B. Einzelunternehmen zu GmbH)?

Lege die GmbH als neues Unternehmen in Sortico an. Das Einzelunternehmen bleibt im System und kann für ältere Buchungen weiter genutzt werden. Buchführung und Steuer laufen ab dem Wechsel getrennt.

Welchen Kontenrahmen soll ich wählen?

Für die meisten Einzelunternehmen und GmbH empfiehlt sich SKR03 (Prozessgliederung). SKR04 (Abschlussgliederung) wird von einigen Steuerberatern bevorzugt — frag deinen Steuerberater, bevor du anfängst. Einen nachträglichen Wechsel gibt es, ist aber aufwändig.

Begriffe einfach erklärt

Steuernummer

Die nationale Kennung deines Unternehmens beim Finanzamt — 13-stellig, format-abhängig vom Bundesland. Pflichtangabe auf Rechnungen nach § 14 UStG.

USt-IdNr.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer — EU-weit eindeutige Kennung, beginnt mit DE für Deutschland. Pflicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen.

Kleinunternehmer

Unternehmer, deren Vorjahresumsatz 25.000 € nicht überschreitet und deren laufender Jahresumsatz voraussichtlich 100.000 € nicht übersteigt — nach § 19 UStG (Grenzen seit 1.1.2025).

Kontenrahmen

Ein standardisierter Kontenplan für die Buchführung. In Deutschland sind SKR03 (Prozessgliederung) und SKR04 (Abschlussgliederung) die gebräuchlichsten. Legt Kontonummern und Kontenbezeichnungen fest.

EÜR

Einnahmenüberschussrechnung — vereinfachte Gewinnermittlung für Einzelunternehmer und Freiberufler, die nicht buchführungspflichtig sind. Einnahmen minus Ausgaben gleich Gewinn.

Buchführungspflicht

Pflicht zur doppelten Buchführung (Bilanzierung). Für Kapitalgesellschaften immer, für Einzelunternehmen ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn (§ 141 AO).

Onboarding

Die Einrichtungsphase zu Beginn der Nutzung von Sortico — Unternehmen anlegen, Stammdaten eingeben, erste Buchungsperiode starten. Dauert in Sortico weniger als 5 Minuten.

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel wurde am 19. April 2026 fachlich geprüft. Bei konkreten steuerlichen Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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