ZUGFeRD oder XRechnung — Formate im Vergleich

Beide Formate, eine Entscheidung — hier die Unterschiede

Von der Sortico Redaktion · aktualisiert am 19. April 2026 · Lesezeit 6 min

Was sind E-Rechnungs-Formate?

Wenn du eine E-Rechnung ausstellst, reicht es nicht, eine PDF zu erstellen und per E-Mail zu schicken. Eine echte E-Rechnung enthält maschinenlesbare XML-Daten — damit die Buchhaltungssoftware des Empfängers die Rechnung automatisch verarbeiten kann.

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt, die die europäische Norm EN 16931 erfüllen:

ZUGFeRD — kombiniert ein sichtbares PDF mit eingebettetem XML
XRechnung — reines XML, kein sichtbares Dokument

Beide erfüllen die gesetzliche Definition einer E-Rechnung nach § 14 UStG. Der Unterschied liegt im Aufbau und im Einsatzbereich.

ZUGFeRD — PDF mit eingebettetem XML

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format: Der Empfänger sieht ein normales, druckbares PDF — darin eingebettet ist unsichtbar eine XML-Datei mit allen Rechnungsdaten.

Aufbau

Rechnung_2026-0042.pdf
├── Sichtbarer Teil: PDF (für Menschen)
└── Eingebettet: ZUGFeRD-XML (für Maschinen / Buchhaltungssoftware)

Profile (Konformitätsstufen)

ZUGFeRD hat verschiedene Profile, die unterschiedlich viele Pflichtfelder enthalten:

Profil	Felder	E-Rechnung nach § 14 UStG?
MINIMUM	Wenige Pflichtfelder	Nein
BASIC WL	Zeilendarstellung ohne Steuerdetails	Nein
BASIC	Grundlegende Steuerinfos	Grenzwertig
EN 16931	Voller Umfang der Norm	Ja
EXTENDED	Zusätzliche Felder (national)	Ja
XRECHNUNG	XRechnung-kompatibles XML im PDF	Ja

Sortico erstellt immer Profil EN 16931 oder höher — damit ist die Rechnung in jedem Fall eine vollwertige E-Rechnung nach § 14 UStG.

XRechnung — reines XML

XRechnung ist der deutsche Standard für E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Er basiert auf dem europäischen Standard EN 16931 und ist für Rechnungen an Behörden und Kommunen gesetzlich vorgeschrieben (§ 4a EGovG, EU-RL 2014/55).

Aufbau

Rechnung_2026-0042.xml
└── Nur XML (kein sichtbares PDF)

Besonderheiten

Kein sichtbares Dokument — für Menschen nicht direkt lesbar, Viewer nötig
Leitweg-ID: Öffentliche Auftraggeber haben eine eigene Leitweg-ID (z.B. 991-12345-78), die du auf der Rechnung angeben musst — frag beim Auftraggeber nach
Übermittlung: Viele Behörden haben eigene Portale (z.B. OZG-RE, Bund E-Rechnungs-Portal), über die XRechnungen eingereicht werden

Die Leitweg-ID ist das wichtigste spezifische Feld bei XRechnung für öffentliche Auftraggeber. Ohne sie wird die Rechnung im Portal des Empfängers möglicherweise abgewiesen.

ZUGFeRD vs. XRechnung — der direkte Vergleich

Merkmal	ZUGFeRD 2.x	XRechnung
Format	PDF + eingebettetes XML	Reines XML
Sichtbares Dokument	Ja (normales PDF)	Nein
Maschinenlesbar	Ja (XML)	Ja
Norm	EN 16931	EN 16931
E-Rechnung nach § 14 UStG	Ja (ab EN 16931)	Ja
Pflicht für Behörden	Nicht immer ausreichend	Ja (§ 4a EGovG)
B2B-Einsatz	Sehr gut geeignet	Möglich, aber XML-Viewer nötig
Leitweg-ID	Nicht nötig	Bei Behörden Pflicht
Dateigröße	Etwas größer (PDF + XML)	Kleiner (nur XML)
Sortico-Support	Ja	Ja

Wann welches Format?

Die Entscheidung hängt vom Empfänger ab:

Empfänger	Empfohlenes Format	Begründung
Privatperson (B2C)	PDF (keine E-Rechnungspflicht)	B2C ist von der Pflicht ausgenommen
Unternehmen (B2B)	ZUGFeRD	Empfänger sieht normales PDF, XML eingebettet
Öffentlicher Auftraggeber (B2G)	XRechnung	Gesetzlich vorgeschrieben (§ 4a EGovG)
Internationaler Kunde (EU)	ZUGFeRD oder UBL-Format	Je nach Land-Standard
Konzern mit eigenen Vorgaben	Nach Vorgabe des Empfängers	Immer beim Empfänger erfragen

Tipp: Im Zweifel: ZUGFeRD wählen. Es ist das flexibelste Format — der Empfänger kann es sowohl manuell lesen als auch maschinell verarbeiten.

Beide Formate — automatisch, ohne Mehraufwand

Sortico erstellt ZUGFeRD und XRechnung mit denselben Rechnungsdaten — du wählst nur das Format. Kein separater Export, kein extra Schritt. Für öffentliche Auftraggeber wählst du XRechnung, für alle anderen ZUGFeRD — Sortico erledigt den Rest.

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Versand und Empfang

ZUGFeRD versenden

Per E-Mail als PDF-Anhang — Empfänger sieht normale PDF, XML steckt drin
Per Download und manueller Übermittlung

XRechnung versenden

Über das Portal des Empfängers (z.B. OZG-RE, Bund E-Rechnungs-Portal)
Per E-Mail als XML-Anhang (wenn der Empfänger es so möchte)
Manche Bundesbehörden verlangen die Übermittlung ausschließlich über ihr Portal — erfrage die genaue Anforderung beim Auftraggeber

E-Rechnungen empfangen

Sortico kann beide Formate empfangen. Lade ZUGFeRD-PDFs oder XRechnung-XMLs direkt in Sortico hoch — die Daten werden automatisch ausgelesen. Mehr dazu im Artikel E-Rechnungen empfangen und archivieren.

Häufige Fehler vermeiden

ZUGFeRD-Profil MINIMUM oder BASIC WL für öffentliche Auftraggeber einreichen. Diese Profile reichen für die Empfangspflicht aus, aber als Aussteller brauchst du mindestens EN 16931 — sonst kann dein Auftraggeber die Rechnung ablehnen.

XRechnung ohne Leitweg-ID an Behörden schicken. Ohne Leitweg-ID wird die Rechnung in den meisten Behörden-Portalen nicht zugestellt. Erfrage die Leitweg-ID vorab beim Auftraggeber.

ZUGFeRD als reines PDF speichern. Wenn du ein ZUGFeRD-PDF in einen PDF-Drucker schickst oder es erneut druckst, geht das eingebettete XML verloren. Immer die Original-Datei aus Sortico verwenden.

XRechnung an Privatkunden schicken. Privatkunden können XRechnung nicht ohne spezielle Software öffnen. Für B2C: normale PDF. Für B2B ohne eigenes ERP: ZUGFeRD.

Häufig gestellte Fragen

Welches Format soll ich für normale B2B-Kunden wählen?

ZUGFeRD. Dein Kunde bekommt eine normale PDF, in der das XML eingebettet ist — er sieht ein gewohntes Dokument und kann es trotzdem maschinell verarbeiten. Für die meisten B2B-Situationen ist ZUGFeRD die bessere Wahl.

Wann muss ich XRechnung verwenden?

Immer wenn du an öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen, Bundesbehörden) rechnest — das schreibt § 4a EGovG vor. Außerdem verlangen manche Großkonzerne explizit XRechnung.

Kann ich beide Formate gleichzeitig nutzen?

Ja. Sortico ermöglicht dir, je Rechnung das passende Format zu wählen — oder du legst im Kundenprofil das bevorzugte Format fest, damit es automatisch vorausgewählt wird.

Kann mein Empfänger eine XRechnung öffnen?

Nicht direkt im Browser — XRechnung ist reines XML. Für die Ansicht braucht dein Empfänger eine kompatible Software. Viele nutzen kostenlose Online-Viewer wie den KOSIT-Viewer. Für Empfänger ohne Software: lieber ZUGFeRD wählen.

Gibt es Unterschiede beim Vorsteuerabzug zwischen den Formaten?

Nein. Beide Formate erfüllen die Anforderungen des § 14 UStG. Der Vorsteuerabzug beim Empfänger ist bei korrekten Pflichtangaben in beiden Fällen möglich.

Was ist ZUGFeRD 2.x Profil MINIMUM und warum ist das wichtig?

ZUGFeRD hat verschiedene Konformitätsstufen. Profil MINIMUM und BASIC WL enthalten nicht alle Pflichtfelder der EN 16931 — sie gelten daher nicht als vollwertige E-Rechnung. Sortico erstellt immer mindestens EN 16931 oder höher.

Begriffe einfach erklärt

ZUGFeRD

Hybrides E-Rechnungs-Format aus Deutschland — ein sichtbares PDF mit unsichtbar eingebettetem XML. Ab Profil EN 16931 eine vollwertige E-Rechnung nach § 14 UStG.

XRechnung

Reines XML-Format für E-Rechnungen. Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber nach § 4a EGovG. Nicht direkt für Menschen lesbar — Viewer oder ERP nötig.

EN 16931

Europäische Norm für das semantische Datenmodell von E-Rechnungen. Nur Formate, die dieser Norm entsprechen, gelten als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne.

Leitweg-ID

Eine eindeutige Kennung für öffentliche Auftraggeber in Deutschland — ähnlich einer Adresse für elektronische Rechnungen. Pflichtfeld bei XRechnung an Behörden.

B2G

Business-to-Government — Geschäfte zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern (Behörden, Kommunen, Bundesbehörden). Hier ist XRechnung gesetzlich vorgeschrieben.

EU-RL 2014/55

EU-Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen. Verpflichtet EU-Mitgliedsstaaten, E-Rechnungen bei Behörden zu akzeptieren — in Deutschland umgesetzt durch § 4a EGovG.

Profil (ZUGFeRD)

Die Konformitätsstufe eines ZUGFeRD-Dokuments. Nur Profile ab EN 16931 gelten als vollwertige E-Rechnung. Sortico erstellt immer mindestens EN 16931.

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel wurde am 19. April 2026 fachlich geprüft. Bei konkreten steuerlichen Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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