E-Rechnungen empfangen und archivieren

Alle E-Rechnungen automatisch empfangen, auslesen und revisionssicher archivieren

Von der Sortico Redaktion · aktualisiert am 19. April 2026 · Lesezeit 7 min

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail — auch wenn das im Alltag oft verwechselt wird. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Dokument mit maschinenlesbaren XML-Daten, die direkt in die Buchhaltungssoftware eingelesen werden können.

Die gesetzliche Definition steht in § 14 Abs. 1 UStG: Eine Rechnung gilt als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Rechnungsart	Format	E-Rechnung?
PDF per E-Mail	Bilddatei, nicht maschinenlesbar	Nein
Scan einer Papierrechnung	Bild/PDF ohne Struktur	Nein
ZUGFeRD 2.x (EN 16931+)	PDF + eingebettetes XML	Ja
XRechnung	Reines XML	Ja
EDI nach EDIFACT/ODETTE	EDI-Nachrichtenformat	Ja (wenn norm-konform)

Ältere ZUGFeRD-Versionen (1.0 oder 2.0 Profil MINIMUM/BASIC WL) erfüllen die Norm EN 16931 nicht vollständig — sie gelten als sonstige Rechnungen, nicht als E-Rechnungen nach § 14 Abs. 1 UStG.

Empfangspflicht seit 1.1.2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmer, die umsatzsteuerlich relevant sind, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Das gilt unabhängig von Größe, Umsatz oder Branche.

Die Ausstellungspflicht kommt schrittweise dazu — bis dahin gilt die Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 UStG:

Zeitraum	Pflicht
Seit 1.1.2025	Empfangspflicht für alle Unternehmen
Bis 31.12.2026	Ausstellung: PDF/Papier mit Zustimmung des Empfängers erlaubt
Ab 1.1.2027	Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 €
Ab 1.1.2028	Ausstellungspflicht für alle Unternehmen

Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer nach § 14 UStG. Du musst zwar keine E-Rechnungen ausstellen, aber du musst welche entgegennehmen können.

Welche Formate musst du akzeptieren?

Als empfangspflichtiger Unternehmer musst du alle E-Rechnungsformate akzeptieren, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind das:

Format	Beschreibung	Besonderheit
ZUGFeRD 2.x (EN 16931)	PDF mit eingebettetem XML	Mensch und Maschine lesbar
ZUGFeRD 2.x (XRECHNUNG)	PDF mit XRechnung-XML	Höchste Kompatibilität
XRechnung (UBL)	Reines XML nach UBL 2.1	Standard für öffentliche Auftraggeber
XRechnung (CII)	Reines XML nach UN/CEFACT CII	Weit verbreitet in Deutschland

Du kannst deinen Lieferanten nicht zwingen, dir ein bestimmtes Format zu schicken — aber du musst in der Lage sein, alle norm-konformen Formate zu verarbeiten.

Automatisch erfasst — kein Abtippen mehr

Sortico liest alle gängigen E-Rechnungsformate automatisch aus — ZUGFeRD und XRechnung. Lieferantenname, Betrag, Steuersatz, Rechnungsnummer und Datum werden direkt in deine Buchhaltung übernommen. Du prüfst einmal, bestätigst, fertig.

14 Tage kostenlos testen

XML-Daten auslesen — was Sortico erkennt

Wenn eine E-Rechnung hochgeladen wird, liest Sortico automatisch folgende Felder aus dem XML aus:

XML-Feld	In Sortico	Verwendung
BuyerReference / OrderReference	Bestellreferenz	Zuordnung zu Bestellungen
SellerName / SellerAddress	Lieferant	Kontakt automatisch angelegt/gematcht
InvoiceNumber	Rechnungsnummer	Archivierung und Dublettenprüfung
InvoiceDate	Rechnungsdatum	Buchungsdatum
TaxAmount / TaxRate	Steuersatz und -betrag	Vorsteuer-Buchung
PayableAmount	Zahlbetrag	Offene-Posten-Verwaltung
DueDate	Fälligkeitsdatum	Zahlungserinnerung

Bei unvollständigen oder nicht norm-konformen E-Rechnungen zeigt Sortico eine Warnung. Die Datei wird trotzdem archiviert — du kannst fehlende Felder manuell ergänzen.

Archivierungspflicht — 8 oder 10 Jahre?

Für E-Rechnungen gelten die Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO und § 14b UStG:

Dokumenttyp	Frist	Gilt seit
Buchungsbelege (inkl. Rechnungen)	8 Jahre	1.1.2025
Bücher und Jahresabschlüsse	10 Jahre	1.1.2025
Handels- und Geschäftsbriefe	6 Jahre	1.1.2025

Wichtig: E-Rechnungen müssen im maschinenlesbaren Original-Format (XML) aufbewahrt werden — nicht nur als sichtbares PDF. Das schreibt die GoBD vor. Sortico speichert automatisch beide Versionen: das Original-XML und das sichtbare PDF.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung eingegangen ist. Eine Rechnung vom 15. März 2025 muss also bis zum 31. Dezember 2033 aufbewahrt werden.

PDF per Mail ist keine E-Rechnung

Das ist der häufigste Irrtum beim Thema E-Rechnung: Eine PDF-Datei, die per E-Mail geschickt wird, ist keine E-Rechnung — auch wenn sie maschinell erzeugt wurde.

Was du bekommst	E-Rechnung?	Was tun?
PDF per E-Mail (kein XML)	Nein	Als sonstige Rechnung archivieren
ZUGFeRD-PDF (XML eingebettet)	Ja	In Sortico hochladen, XML wird ausgelesen
XML-Datei (XRechnung)	Ja	In Sortico hochladen, Daten werden eingelesen
ZIP mit XML + PDF	Ja	ZIP in Sortico hochladen

Bis Ende 2026 darf dein Lieferant dir noch eine normale PDF schicken, wenn du zustimmst — ab 2027 (bei Umsatz > 800.000 €) bzw. 2028 (alle) gilt die Ausstellungspflicht. Dann musst du E-Rechnungen verlangen.

Häufige Fehler vermeiden

E-Rechnung als normales PDF behandeln. Auch wenn ZUGFeRD wie eine normale PDF aussieht, steckt XML drin. Lade immer in Sortico hoch — nicht nur drucken und abheften.

Nur das sichtbare PDF aufbewahren. Bei XRechnung (reines XML) die Datei nicht in PDF umwandeln und das Original wegwerfen. Du musst das XML aufbewahren.

Ältere ZUGFeRD-Versionen als E-Rechnung werten. ZUGFeRD 1.0 und 2.0 Profil MINIMUM/BASIC WL erfüllen die Norm EN 16931 nicht. Sortico erkennt das und zeigt einen Hinweis.

E-Rechnungen ablehnen wegen fehlendem System. Du kannst Lieferanten nicht zwingen, dir weiterhin PDF zu schicken. Die Empfangspflicht liegt bei dir — Sortico deckt das ab.

Was passiert wenn...

...mein Lieferant keine E-Rechnung schicken kann?

Bis Ende 2026 darf er mit deiner Zustimmung noch PDF oder Papier schicken — das ist durch die Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 UStG erlaubt. Ab 2027 bzw. 2028 wird er verpflichtet sein. Bis dahin: PDF normal in Sortico hochladen und manuell buchen.

...ich eine E-Rechnung mit falschen Daten bekomme?

Fordere eine korrigierte E-Rechnung (Stornorechnung + neue Rechnung) vom Lieferanten an. Verbuche die falsche Rechnung nicht — auch nicht als Übergangslösung. Sortico zeigt dir, welche Felder nicht plausibel sind.

...ich das XML einer ZUGFeRD-Rechnung sehen will?

In Sortico kannst du auf die Rechnung klicken und den Reiter XML-Rohdaten öffnen — du siehst alle ausgelesenen Felder. Das ist nützlich für die Fehlersuche.

...ein Lieferant mir eine E-Rechnung im falschen Format schickt?

Sortico zeigt eine Warnung, wenn das Format nicht norm-konform ist. Du kannst die Datei trotzdem archivieren und manuell buchen. Weise den Lieferanten auf das korrekte Format hin.

Häufig gestellte Fragen

Seit wann muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025. Alle deutschen Unternehmer, die der Umsatzsteuer unterliegen, müssen E-Rechnungen von Lieferanten entgegennehmen und verarbeiten können — unabhängig von Größe oder Umsatz.

Ist eine PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine PDF per E-Mail ist eine sogenannte sonstige Rechnung, aber keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte XML-Daten, die maschinenlesbar sind — zum Beispiel ZUGFeRD oder XRechnung.

Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht verarbeiten kann?

Dein Lieferant hat trotzdem eine gültige Rechnung gestellt. Du musst die Rechnung akzeptieren — kannst aber keine Nachbearbeitung verlangen. Fehlende Empfangsbereitschaft ist kein gültiger Ablehnungsgrund. Im schlimmsten Fall verlierst du den Vorsteuerabzug, wenn du die Rechnung nicht ordnungsgemäß archivierst.

Muss ich E-Rechnungen im Original-Format aufbewahren?

Ja. E-Rechnungen müssen im maschinenlesbaren Original-Format (XML) aufbewahrt werden — nicht nur als PDF. Sortico speichert automatisch die Original-XML-Datei und das sichtbare PDF.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Als Buchungsbelege 8 Jahre nach § 147 AO (seit 1.1.2025). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung eingegangen ist. Sortico archiviert revisionssicher und automatisch.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Die Empfangspflicht gilt für alle deutschen Unternehmer — auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Du musst selbst zwar keine E-Rechnungen ausstellen, aber du musst welche empfangen können.

Welche Formate muss ich akzeptieren?

Alle E-Rechnungsformate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen — also ZUGFeRD 2.x (Profil EN 16931 oder höher) und XRechnung. Ältere ZUGFeRD-Versionen (1.0, 2.0 Profil MINIMUM/BASIC WL) sind keine vollwertigen E-Rechnungen nach § 14 Abs. 1 UStG.

Begriffe einfach erklärt

E-Rechnung

Strukturierte elektronische Rechnung nach EN 16931 — mit maschinenlesbaren XML-Daten. Keine normale PDF per E-Mail. Pflicht zum Empfang seit 1.1.2025 nach § 14 Abs. 1 UStG.

ZUGFeRD

E-Rechnungs-Format aus Deutschland — kombiniert ein sichtbares PDF mit eingebettetem XML. Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.x. Ab Profil EN 16931 gilt es als vollwertige E-Rechnung.

XRechnung

Reines XML-Format für E-Rechnungen, basierend auf dem europäischen Standard. Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Kein sichtbares PDF — nur XML.

EN 16931

Europäische Norm für das semantische Datenmodell von E-Rechnungen. Nur Formate, die dieser Norm entsprechen, gelten als E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 UStG.

Empfangspflicht

Die gesetzliche Pflicht, E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten zu können — seit 1.1.2025 für alle deutschen Unternehmer. Geregelt über § 27 Abs. 38 UStG.

GoBD

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form. Schreiben vor, dass E-Rechnungen im Original-Format aufbewahrt werden müssen.

Vorsteuer

Die Umsatzsteuer, die du als Unternehmer bei Lieferanten zahlst und vom Finanzamt zurückbekommst. Setzt eine ordnungsgemäß archivierte Eingangsrechnung voraus (§ 14b UStG).

Aufbewahrungspflicht

E-Rechnungen als Buchungsbelege müssen 8 Jahre im Original-Format aufbewahrt werden — seit 1.1.2025 nach § 147 AO. Sortico erledigt das automatisch.

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel wurde am 19. April 2026 fachlich geprüft. Bei konkreten steuerlichen Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

Probiere Sortico jetzt aus

14 Tage kostenlos starten