Sortico

Wiederkehrende Rechnungen automatisieren

Einmal anlegen, automatisch abrechnen — Monat für Monat

Von der Sortico Redaktion · aktualisiert am · Lesezeit 6 min

Was sind wiederkehrende Rechnungen?

Wiederkehrende Rechnungen sind Rechnungen, die in einem festen Rhythmus automatisch erstellt und versendet werden. Du legst einmal eine Vorlage an — Sortico generiert daraus Monat für Monat (oder in jedem anderen Intervall) eine vollständige, rechtssichere Rechnung mit fortlaufender Nummer.

Typisch sind sie für: monatliche Retainer, Abonnements, Wartungsverträge, Mietabrechnungen oder jede andere Leistung, die du regelmäßig zu einem festen Preis erbringst.

Wiederkehrende Rechnungen erfüllen dieselben gesetzlichen Anforderungen wie normale Rechnungen (§ 14 UStG). Sortico stellt sicher, dass jede generierte Rechnung alle Pflichtangaben enthält und eine einmalige fortlaufende Nummer bekommt.

Typische Anwendungsfälle

SituationEmpfohlenes Intervall
Monatlicher BeratungsretainerMonatlich
Hosting- oder Software-AbonnementMonatlich oder jährlich
Wartungsvertrag Maschinen/ITMonatlich oder quartalsweise
Büromiete / UntermieteMonatlich, immer gleicher Betrag
Steuerberatungshonorar (Dauermandat)Monatlich
Quartalsweise Reinigung / FacilityQuartalsweise
Jahres-LizenzgebührJährlich

Wenn du für dieselbe Leistung immer denselben Empfänger und denselben Betrag abrechnest, lohnt sich eine Vorlage. Schon ab zwei Wiederholungen sparst du messbar Zeit.

Wie schnell bist du startklar?

Eine Vorlage für wiederkehrende Rechnungen ist in unter zwei Minuten angelegt — Empfänger wählen, Positionen eintragen, Zeitplan festlegen, fertig. Danach erledigt Sortico alles automatisch: Rechnung erstellen, nummerieren, versenden.

14 Tage kostenlos testen

Zeitplan-Optionen

EinstellungBeschreibung
StartdatumWann soll die erste Rechnung erstellt werden?
IntervallMonatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich
AusführungstagTag im Monat, an dem die Rechnung generiert wird (z.B. immer am 1.)
Enddatum (optional)Bis wann soll die Vorlage laufen? Leer lassen für unbegrenzt.
Automatischer VersandRechnung direkt nach Erstellung per E-Mail senden
Versand-E-MailAdresse des Empfängers — aus dem Kontakte-Profil oder manuell
Tipp: Lege das Ausführungsdatum auf den 1. des Monats, wenn du monatliche Rechnungen am Monatsanfang versenden möchtest. Wählst du den 31., nimmt Sortico bei Monaten mit weniger Tagen automatisch den letzten Tag.

Rechnungsnummerierung

Jede automatisch generierte Rechnung bekommt die nächste freie Nummer aus deinem Nummernkreis — genau wie manuell erstellte Rechnungen. So bleibt die fortlaufende Nummerierung lückenlos, was § 14 UStG verlangt.

Du kannst Vorlagen und manuelle Rechnungen beliebig mischen — Sortico hält den Zähler immer konsistent.

Willst du wiederkehrende Rechnungen in einem eigenen Nummernkreis halten (z.B. ABO-2026-0001), kannst du in den Rechnungseinstellungen einen separaten Präfix für Abonnement-Rechnungen vergeben.

Vorlage pausieren oder beenden

Du kannst eine laufende Vorlage jederzeit pausieren oder dauerhaft beenden — ohne laufende Perioden zu unterbrechen.

AktionWirkung
PausierenKeine neuen Rechnungen bis zur manuellen Reaktivierung. Bisher erstellte Rechnungen bleiben unverändert.
ReaktivierenWeiterführung ab dem nächsten planmäßigen Termin. Vergangene Perioden werden nicht nachgeholt.
BeendenVorlage wird deaktiviert. Sie ist weiter einsehbar, generiert aber keine Rechnungen mehr.
LöschenVorlage wird entfernt. Bereits generierte Rechnungen bleiben in der Buchhaltung erhalten.

Bereits erstellte Rechnungen sind Buchungsbelege und können nicht gelöscht werden — auch wenn du die Vorlage löschst. Das entspricht den Ordnungsvorschriften nach § 146 AO.

Versand und Zahlungseingang

Automatischer Versand

Wenn du automatischen Versand aktiviert hast, sendet Sortico die Rechnung unmittelbar nach der Erstellung per E-Mail an den Kunden — mit der PDF-Rechnung als Anhang und einem konfigurierbaren Begleittext.

Du kannst in den Vorlage-Einstellungen einen persönlichen Begleittext hinterlegen (z.B. Guten Monat, anbei deine Rechnung für März.).

Zahlungseingang erfassen

Zahlungseingänge für automatisch erstellte Rechnungen erfasst du genauso wie für manuelle Rechnungen — entweder über den Bankabgleich oder manuell in der Rechnungsdetailansicht. Sortico zeigt dir auf der Wiederkehrend-Übersicht, welche generierten Rechnungen noch offen sind.

Häufige Fehler vermeiden

Falsche Kontaktdaten am Empfänger. Ändert sich die Adresse oder E-Mail-Adresse deines Kunden, musst du den Kontakt in Sortico aktualisieren — sonst gehen Rechnungen verloren oder enthalten falsche Pflichtangaben.
Vorlage nicht pausieren bei Projektunterbrechung. Wenn ein Auftrag ruht, vergiss nicht, die Vorlage zu pausieren. Sonst erstellt Sortico weiter Rechnungen, die du dann stornieren und korrigieren musst.
Betrag nicht angepasst nach Preiserhöhung. Eine Preisänderung musst du manuell in der Vorlage eintragen — Sortico ändert den Betrag nicht automatisch. Erst nach der Änderung gilt der neue Preis für künftige Rechnungen.
Enddatum vergessen. Wenn ein Projekt nach 12 Monaten endet, trage das Enddatum direkt beim Anlegen ein. Sonst laufen Rechnungen über das Vertragsende hinaus.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich den Betrag einer laufenden Vorlage ändern?
Ja. Änderungen an einer Vorlage gelten ab der nächsten geplanten Rechnung — bereits erstellte Rechnungen bleiben unverändert.
Was passiert wenn der Versandtermin auf einen Feiertag fällt?
Sortico verschiebt die Erstellung automatisch auf den nächsten Werktag.
Kann ich die automatisch erstellten Rechnungen noch bearbeiten?
Nein — eine bereits erstellte Rechnung darf nicht verändert werden. Falls eine Korrektur nötig ist, erstellst du eine Stornorechnung und eine neue korrekte Rechnung.
Wird die Vorlage als Rechnung gespeichert?
Nein. Die Vorlage selbst ist keine Rechnung und taucht in deiner Buchhaltung nicht auf. Erst wenn eine Rechnung daraus generiert wird, ist sie buchhaltungsrelevant.
Kann ich mehrere wiederkehrende Rechnungen für denselben Kunden anlegen?
Ja, beliebig viele — z.B. eine für das Hosting-Abo und eine separate für einen monatlichen Beratungsretainer.
Muss ich die generierten Rechnungen selbst versenden?
Nein. Du kannst in der Vorlage automatischen Versand aktivieren — Sortico sendet die Rechnung dann sofort nach der Erstellung per E-Mail an den Kunden.
Gilt für wiederkehrende Rechnungen die Aufbewahrungspflicht?
Ja. Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen seit 1.1.2025 8 Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG, § 147 AO n.F. — vorher 10 Jahre). Sortico archiviert sie automatisch revisionssicher.

Begriffe einfach erklärt

Vorlage
Die Konfiguration einer wiederkehrenden Rechnung — enthält Empfänger, Positionen, Zeitplan und Versandeinstellungen. Keine Buchhaltungsposition, nur die Blaupause für künftige Rechnungen.
Intervall
Der Rhythmus, in dem Sortico neue Rechnungen aus einer Vorlage generiert — z.B. monatlich, quartalsweise oder jährlich.
Retainer
Ein monatlich gleichbleibender Pauschalbetrag für fortlaufende Dienstleistungen (z.B. Beratung, Marketing, IT-Betreuung). Typischer Einsatzfall für wiederkehrende Rechnungen.
Fortlaufende Nummerierung
Gesetzliche Anforderung nach § 14 UStG — jede Rechnung braucht eine einmalige, lückenlose Nummer. Sortico vergibt sie automatisch.
Stornorechnung
Eine Gegenbuchung mit negativem Betrag, die eine fehlerhafte Rechnung aufhebt. Nötig wenn eine automatisch erstellte Rechnung falsch war und korrigiert werden muss.

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel wurde am fachlich geprüft. Bei konkreten steuerlichen Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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