Dokumente reviewen und korrigieren

KI-Analyse schnell prüfen und verbessern

Von der Sortico Redaktion · aktualisiert am 19. April 2026 · Lesezeit 4 min

Was ist der Dokument-Review?

Nach dem Upload analysiert Sortico jedes Dokument mit KI — erkennt Typ, Absender, Datum, Beträge und relevante Fristen. Der Review-Schritt ist deine Möglichkeit, das Ergebnis zu prüfen und bei Bedarf zu korrigieren.

Review bedeutet nicht, dass du jedes Dokument manuell bearbeiten musst. In den meisten Fällen klickst du auf Bestätigen — fertig. Nur wenn etwas nicht stimmt, nimmst du dir 10–30 Sekunden für die Korrektur.

Steuerrelevante Dokumente müssen ordnungsgemäß kategorisiert und aufbewahrt werden (§ 147 AO). Seit 1.1.2025 gelten differenzierte Fristen: Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre. Ein korrekt reviewtes Dokument ist revisionssicher in Sortico archiviert.

Was Sortico automatisch erkennt

Sortico analysiert jedes Dokument mit einem Sprachmodell und extrahiert die wichtigsten Informationen:

Feld	Beispiel
Dokumenttyp	Eingangsrechnung, Vertrag, Bescheid, Versicherungspolice, Kontoauszug
Absender	Name und Adresse des Ausstellers
Datum	Ausstellungsdatum, Leistungsdatum
Betrag	Brutto, Netto, MwSt.-Betrag
Frist/Fälligkeit	Zahlungsziel, Vertragslaufzeit, Widerspruchsfrist
Rechnungsnummer	Bei Rechnungen
Steuernummer/USt-ID	Bei Rechnungen
Kategorie	Buchhaltung, Versicherung, Behörde, etc.

Tipp: Je klarer das Dokument (guter Scan, keine Handschrift, strukturiertes Layout), desto höher die Erkennungsgenauigkeit.

Wann ist ein Review nötig?

Sortico stuft jedes Dokument automatisch ein — von sicher erkannt bis Überprüfung empfohlen:

Status	Bedeutung
Automatisch verarbeitet	Sortico ist sicher — kein Review nötig
Überprüfung empfohlen	Erkennungsgenauigkeit unter Schwellenwert — kurz prüfen
Manuell prüfen	Dokument unklar oder Typ unbekannt — Review erforderlich

Im Review-Dashboard siehst du alle Dokumente, die noch auf deine Bestätigung warten. Dokumente mit Status Automatisch verarbeitet sind bereits korrekt kategorisiert und archiviert — du kannst sie trotzdem jederzeit öffnen und prüfen.

In Sekunden durch den Review

Sortico macht den Großteil der Arbeit — du prüfst nur, was wirklich unklar ist. Die meisten Nutzer reviewen 20–30 Dokumente in unter 5 Minuten.

Jede Korrektur verbessert die Erkennung für ähnliche Dokumente in der Zukunft — Sortico wird mit der Zeit immer besser für dein Unternehmen.

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Kategorie ändern

Die Kategorie bestimmt, wie das Dokument in Sortico sortiert, gefunden und ausgewertet wird. Du kannst sie jederzeit ändern:

Öffne das Dokument
Klicke auf das Kategorie-Feld
Wähle aus der Liste oder tippe den Kategorienamen
Speichern — die Änderung ist sofort wirksam

Kategorien sind hierarchisch: Buchhaltung → Eingangsrechnung ist präziser als nur Buchhaltung und ermöglicht bessere Filter und Auswertungen.

Tags zuordnen

Zusätzlich zur Kategorie kannst du Tags vergeben — freie Schlagwörter, die dir das Wiederfinden erleichtern:

dringend — Dokument braucht baldige Aufmerksamkeit
steuerberater — Für den Steuerberater vorbereitet
unterschrift-ausstehend — Vertrag noch nicht unterschrieben
Eigene Tags — was für dich sinnvoll ist

Sortico schlägt Tags basierend auf dem Dokumentinhalt vor — du kannst sie übernehmen oder anpassen.

Personen und Firmen verknüpfen

Wenn du ein Dokument mit einem Kontakt in Sortico verknüpfst, erscheint es automatisch in der Dokumentenhistorie dieses Kontakts. Das ist besonders nützlich für:

Verträge — Alle Verträge mit einem Kunden an einem Ort
Rechnungen — Komplette Rechnungshistorie pro Lieferant
Korrespondenz — Briefe und E-Mails chronologisch sortiert

Im Dokument-Review wird der Absender oft automatisch erkannt und mit dem passenden Kontakt verknüpft. Wenn nicht, kannst du ihn manuell zuordnen.

Bulk-Aktionen für viele Dokumente

Wenn du nach dem Urlaub 30 Dokumente im Review hast, hilft die Bulk-Ansicht:

Gehe zu Dokumente → Review
Klicke auf Alle auswählen oder markiere einzelne Dokumente per Checkbox
Wähle eine Aktion: Kategorie setzen, Tag hinzufügen, Bestätigen oder Ablehnen
Sortico wendet die Aktion auf alle markierten Dokumente an

Nutze Alle bestätigen nur, wenn du sicher bist, dass Sortico die Dokumente korrekt erkannt hat. Bei unklaren Stapeln lieber einzeln prüfen.

Typische Fehler vermeiden

Review lange hinauszögern. Je länger du wartest, desto schwieriger ist es, sich an den Kontext zu erinnern. Mach den Review zeitnah nach dem Upload — am besten täglich oder wöchentlich.

Alle Dokumente blind bestätigen. Ein schneller Review spart Zeit, aber blind bestätigen kann dazu führen, dass Rechnungen falsch kategorisiert sind und im Monatsabschluss fehlen. Wirf zumindest einen kurzen Blick auf den erkannten Typ.

Dokument mit falscher Aufbewahrungsfrist löschen. Sortico warnt dich, wenn ein Dokument eine aktive Aufbewahrungsfrist hat. Ignoriere diese Warnung nicht — das Löschen steuerrelevanter Belege kann bei einer Prüfung Probleme verursachen.

Handgeschriebene Belege nicht korrigieren. Sortico hat bei handgeschriebenen Dokumenten eine niedrigere Erkennungsrate. Wenn du merkst, dass Betrag oder Datum falsch erkannt wurden, korrigiere sie manuell — sonst stimmen Buchungen nicht.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Dokumente muss ich manuell reviewen?

Sortico erkennt im Schnitt ~90% der Dokumente automatisch korrekt. Von 100 hochgeladenen Dokumenten musst du also nur ca. 10 manuell prüfen oder korrigieren. Mit jeder Korrektur lernt die KI dazu.

Was genau erkennt Sortico automatisch?

Dokumenttyp (Rechnung, Vertrag, Bescheid, Versicherungspolice etc.), Datum, Absender, Empfänger, wichtige Beträge, Fristen und Fälligkeiten. Bei Rechnungen auch Rechnungsnummer, USt-Ausweis und Zahlungsziel.

Was passiert, wenn ich eine Kategorie falsch setze?

Du kannst sie jederzeit ändern — auch nachträglich. Klicke auf das Dokument und ändere die Kategorie. Die Korrektur wird als Feedback an die KI weitergegeben.

Kann ich mehrere Dokumente gleichzeitig reviewen?

Ja — im Review-Bereich gibt es Bulk-Aktionen. Du kannst mehrere Dokumente markieren und z.B. alle auf einmal als Eingangsrechnungen kategorisieren.

Wie lange muss ich Dokumente aufbewahren?

Das hängt vom Dokumenttyp ab (seit 1.1.2025 differenziert nach § 147 AO): Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge 8 Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse 10 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre. Sortico zeigt die empfohlene Aufbewahrungsfrist automatisch pro Dokument an.

Kann ich ein Dokument löschen?

Ja — aber nur wenn du sicher bist, dass es nicht aufbewahrungspflichtig ist. Sortico warnt dich, wenn das Dokument eine Aufbewahrungsfrist hat und verhindert das versehentliche Löschen.

Begriffe einfach erklärt

Review

Die Prüfung eines von der KI analysierten Dokuments — du bestätigst oder korrigierst die erkannten Felder. Danach ist das Dokument archiviert.

Kategorie

Die Einordnung eines Dokuments in die Dokumentenstruktur — z.B. Eingangsrechnung, Vertrag, Bescheid. Bestimmt Filter, Auswertungen und Aufbewahrungsfristen.

Tag

Ein freies Schlagwort, das du einem Dokument zuordnest — ergänzend zur Kategorie. Mehrere Tags pro Dokument möglich.

Konfidenz

Der interne Wert, mit dem Sortico angibt, wie sicher es bei der Erkennung ist. Hohe Konfidenz bedeutet hohe Erkennungswahrscheinlichkeit.

Bulk-Aktion

Eine Aktion, die gleichzeitig auf mehrere ausgewählte Dokumente angewendet wird — z.B. Kategorie setzen für alle.

Steuerrelevantes Dokument

Ein Dokument, das für die Steuererklärung oder Buchführung relevant ist — z.B. Eingangsrechnung, Kontoauszug, Vertrag. Unterliegt der Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO (seit 2025: Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher/Abschlüsse 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre).

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel wurde am 19. April 2026 fachlich geprüft. Bei konkreten steuerlichen Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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