Gewinn- und Verlustrechnung — alles was du wissen musst

Deine GuV — automatisch aus den Buchungen generiert

Von der Sortico Redaktion · aktualisiert am 19. April 2026 · Lesezeit 7 min

Was ist eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist eine Gegenüberstellung aller Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres. Sie zeigt, ob dein Unternehmen einen Gewinn oder Verlust erwirtschaftet hat — und wie dieser entstanden ist.

Gemeinsam mit der Bilanz bildet die GuV den Jahresabschluss deines Unternehmens. Sortico erstellt sie automatisch aus deinen gebuchten Einnahmen und Ausgaben — du musst nichts manuell berechnen.

Die GuV ist kein Kassensturz. Sie zeigt wirtschaftliche Erträge und Aufwendungen — nicht den Bargeldfluss. Eine Rechnung die du im Dezember stellst, gehört in die GuV des Dezembers, auch wenn der Kunde erst im Januar zahlt.

Wer braucht eine GuV?

Pflicht zur GuV

GmbH, UG, AG — Jahresabschlusspflicht nach § 242 HGB und § 264 HGB
OHG, KG, GmbH & Co. KG — wenn sie bilanzierungspflichtig sind
Einzelunternehmer mit Umsatz über 800.000 € oder Gewinn über 80.000 € — Bilanzierungspflicht führt zur GuV-Pflicht

Keine GuV nötig

Kleinunternehmer und Freiberufler die eine EÜR erstellen
Einzelunternehmer unterhalb der Buchführungsschwellen

Nach § 5 EStG gilt das Maßgeblichkeitsprinzip: Die steuerliche Gewinnermittlung orientiert sich an der handelsrechtlichen GuV. Wer bilanziert, erstellt immer beide — Bilanz und GuV.

Gliederung nach dem Gesamtkostenverfahren

Das Gesamtkostenverfahren ist in Deutschland die häufigere Methode. Es gliedert Aufwendungen nach ihrer Art (§ 275 HGB).

Position	Bedeutung
1. Umsatzerlöse	Alle Erlöse aus dem Kerngeschäft
2. Bestandsveränderungen	Zu- oder Abnahme von unfertigen/fertigen Erzeugnissen
3. Andere aktivierte Eigenleistungen	Selbst erstellte Anlagen, intern genutzt
4. Sonstige betriebliche Erträge	Erträge außerhalb des Kerngeschäfts
5. Materialaufwand	Roh-, Hilfs-, Betriebsstoffe und bezogene Leistungen
6. Personalaufwand	Löhne, Gehälter, Sozialabgaben
7. Abschreibungen	AfA auf Sachanlagen und immaterielle Vermögensgegenstände
8. Sonstige betriebliche Aufwendungen	Miete, Versicherungen, Bürokosten usw.
= Betriebsergebnis (EBIT)	Ergebnis vor Zinsen und Steuern
9. Finanzergebnis	Zinserträge minus Zinsaufwendungen
= Ergebnis vor Steuern (EBT)	Betriebsergebnis plus Finanzergebnis
10. Steuern	Körperschaft-, Gewerbesteuer
= Jahresüberschuss/-fehlbetrag	Das Nettoergebnis des Geschäftsjahres

Gliederung nach dem Umsatzkostenverfahren

Das Umsatzkostenverfahren ordnet Aufwendungen den Funktionsbereichen zu (§ 275 HGB). Es ist besonders bei international tätigen Unternehmen verbreitet.

Position	Bedeutung
1. Umsatzerlöse	Alle Erlöse aus dem Kerngeschäft
2. Herstellungskosten	Direkte Kosten zur Erstellung der verkauften Produkte/Leistungen
= Bruttoergebnis	Umsatz minus Herstellungskosten
3. Vertriebskosten	Marketing, Vertrieb, Versand
4. Allgemeine Verwaltungskosten	Buchhaltung, Geschäftsführung, Büromiete
5. Sonstige betriebliche Erträge/Aufwendungen	Außerordentliche Positionen
= Betriebsergebnis (EBIT)	Ergebnis vor Zinsen und Steuern
6. Finanzergebnis	Zinserträge minus Zinsaufwendungen
= Ergebnis vor Steuern	Betriebsergebnis plus Finanzergebnis
7. Steuern	Körperschaft-, Gewerbesteuer
= Jahresüberschuss/-fehlbetrag	Das Nettoergebnis des Geschäftsjahres

Tipp: Sortico verwendet das Gesamtkostenverfahren — es passt besser zu kleinen und mittleren Unternehmen und erfordert weniger Kostenstellen-Zuordnung.

GuV auf einen Blick

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GuV und Bilanz — der Zusammenhang

GuV und Bilanz hängen eng zusammen. Das Jahresergebnis der GuV (Jahresüberschuss oder -fehlbetrag) fließt direkt in die Bilanz — in das Eigenkapital.

Merkmal	GuV	Bilanz
Inhalt	Erträge und Aufwendungen	Vermögen und Kapital
Zeitraum	Periode (z.B. ein Jahr)	Stichtag (z.B. 31.12.)
Zeigt	Wie der Gewinn entstanden ist	Was das Unternehmen hat und schuldet
Ergebnis fließt in...	Eigenkapital der Bilanz	—

§ 266 HGB regelt die Bilanzgliederung. Das dort ausgewiesene Eigenkapital enthält den Jahresüberschuss oder -fehlbetrag aus der GuV.

GuV und BWA — wo ist der Unterschied?

Merkmal	GuV	BWA
Gesetzlich vorgeschrieben?	Ja (für Bilanzierer)	Nein
Häufigkeit	Jährlich	Monatlich
Zeitraum	Immer ein Geschäftsjahr	Frei wählbar
Zweck	Steuerlicher Jahresabschluss	Managementsteuerung
Format	Strenge Gliederung nach § 275 HGB	Freier aufgebaut
Empfänger	Finanzamt, Banken, Gesellschafter	Interne Nutzung, Steuerberater

Die BWA ist ein Frühwarnsystem im Alltag — die GuV ist die gesetzliche Abschlussrechnung. Beides findest du in Sortico.

Größenabhängige Erleichterungen

Kleine Kapitalgesellschaften dürfen eine vereinfachte GuV aufstellen (§ 276 HGB). Dabei dürfen einige Positionen zusammengefasst werden.

Merkmal	Kleine KapGes.	Mittelgroße/Große KapGes.
Umsatzerlöse getrennt ausweisen	Nein — in Rohertrag zusammenfassung möglich	Ja
Vollständige Positionsgliederung	Vereinfacht erlaubt	Pflicht nach § 275 HGB
Offenlegungspflicht	Erleichtert	Vollständig

Eine Gesellschaft gilt als klein, wenn mindestens zwei der folgenden Merkmale zutreffen: Bilanzsumme unter 7,5 Mio. €, Umsatz unter 15 Mio. €, weniger als 50 Mitarbeiter.

Typische Fehler vermeiden

Periodenabgrenzung vergessen. Erträge und Aufwendungen gehören in das Jahr, in dem sie wirtschaftlich entstehen — nicht in das Jahr der Zahlung. Eine Dezember-Rechnung gehört in die GuV des Dezembers, auch wenn der Kunde im Januar zahlt.

Abschreibungen nicht gebucht. Anlagevermögen wird über die Nutzungsdauer abgeschrieben — nicht im Anschaffungsjahr voll aufwandswirksam. Fehlende AfA verfälscht den Gewinn.

Privatentnahmen in der GuV. Privatentnahmen und -einlagen sind keine Erträge oder Aufwendungen — sie dürfen nicht in der GuV auftauchen. Sie berühren nur das Eigenkapital.

GuV mit der BWA verwechseln. Die BWA ist eine Hochrechnung mit vorläufigen Werten. Die GuV ist der endgültige Jahresabschluss. Nicht verwechseln bei der Kommunikation mit dem Finanzamt.

Häufig gestellte Fragen

Wer ist zur Erstellung einer GuV verpflichtet?

Alle Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) nach § 242 HGB. Einzelunternehmer und Personengesellschaften mit Bilanzierungspflicht ebenfalls. Wer die EÜR nutzt, erstellt keine GuV — dort gilt eine vereinfachte Gewinnermittlung.

Was ist der Unterschied zwischen Gesamtkosten- und Umsatzkostenverfahren?

Beim Gesamtkostenverfahren werden alle Aufwendungen nach ihrer Art gegliedert (Materialkosten, Personalkosten usw.). Beim Umsatzkostenverfahren werden die Aufwendungen den einzelnen Unternehmensfunktionen zugeordnet (Herstellung, Vertrieb, Verwaltung). Sortico nutzt das Gesamtkostenverfahren.

Wie unterscheidet sich die GuV von der BWA?

Die GuV ist ein Jahresabschluss-Dokument — gesetzlich vorgeschrieben, häufig nach Jahresende erstellt. Die BWA ist eine kurzfristige Managementauswertung — monatlich und ohne gesetzliche Form.

Muss ich als Einzelunternehmer eine GuV erstellen?

Nur wenn du bilanzierungspflichtig bist (Umsatz über 800.000 € oder Gewinn über 80.000 €). Darunter reicht die EÜR als Gewinnermittlung.

Kann ich die GuV aus Sortico an meinen Steuerberater weitergeben?

Ja. In Sortico kannst du die GuV als PDF oder CSV exportieren. Das Format ist so aufgebaut, dass Steuerberater es direkt weiterverarbeiten können.

Wie lange muss ich die GuV aufbewahren?

10 Jahre — die GuV ist Teil des Jahresabschlusses und fällt unter die längere Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO (für einzelne Buchungsbelege gilt seit 2025 dagegen nur 8 Jahre). Sortico speichert sie revisionssicher.

Begriffe einfach erklärt

GuV

Gewinn- und Verlustrechnung — gegenüberstellung aller Erträge und Aufwendungen eines Geschäftsjahres. Teil des Jahresabschlusses nach § 242 HGB.

Jahresüberschuss

Das positive Ergebnis der GuV — Erträge übersteigen Aufwendungen. Wird ins Eigenkapital der Bilanz übertragen.

Jahresfehlbetrag

Das negative Ergebnis der GuV — Aufwendungen übersteigen Erträge. Mindert das Eigenkapital.

Gesamtkostenverfahren

Gliederungsmethode der GuV: Aufwendungen nach Art (Material, Personal, Abschreibungen). Standard für kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland.

Umsatzkostenverfahren

Gliederungsmethode der GuV: Aufwendungen nach Funktion (Herstellung, Vertrieb, Verwaltung). International verbreitet.

EBIT

Earnings Before Interest and Taxes — Betriebsergebnis vor Zinsen und Steuern. Zeigt die operative Leistungsfähigkeit unabhängig von Finanzierung und Steuern.

Periodenabgrenzung

Erträge und Aufwendungen werden dem Zeitraum zugeordnet, in dem sie wirtschaftlich entstehen — nicht dem Zeitpunkt der Zahlung.

Maßgeblichkeitsprinzip

Grundsatz nach § 5 EStG: Die steuerliche Gewinnermittlung richtet sich nach dem Handelsrecht. Wer bilanziert, nutzt die GuV als Ausgangspunkt für die Steuererklärung.

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel wurde am 19. April 2026 fachlich geprüft. Bei konkreten steuerlichen Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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