Bilanz erstellen und verstehen

Vermögen und Kapital auf einen Blick

Von der Sortico Redaktion · aktualisiert am 19. April 2026 · Lesezeit 8 min

Was ist eine Bilanz?

Die Bilanz ist eine Gegenüberstellung aller Vermögenswerte (Aktiva) und aller Finanzierungsquellen (Passiva) zu einem bestimmten Stichtag — meistens dem 31. Dezember. Sie ist ein Momentaufnahme der finanziellen Lage deines Unternehmens.

Gemeinsam mit der GuV bildet sie den Jahresabschluss. Sortico erstellt die Bilanz automatisch aus deinen Buchungen — du siehst sie auf Knopfdruck, ohne manuelle Übertragungen.

Die Bilanzgleichung gilt immer: Aktiva = Passiva. Beide Seiten sind zwingend gleich groß — das ist kein Zufall, sondern das Grundprinzip der doppelten Buchführung.

Wer muss bilanzieren?

Bilanzierungspflicht (kraft Rechtsform)

GmbH, UG, AG — Jahresabschlusspflicht nach § 242 HGB und § 264 HGB
OHG, KG, GmbH & Co. KG — Bilanzierungspflicht als Handelsgesellschaft
Eingetragene Kaufleute (e.K.) — wenn im Handelsregister eingetragen

Bilanzierungspflicht (kraft Größe)

Einzelunternehmer und GbR werden nach § 141 AO bilanzierungspflichtig, sobald eine der folgenden Schwellen überschritten wird — die Pflicht tritt aber erst ein, wenn das Finanzamt sie ausdrücklich festgestellt und den Unternehmer dazu aufgefordert hat (in der Regel ab dem Folge-Wirtschaftsjahr):

Kriterium	Schwellenwert
Jahresumsatz	über 800.000 €
Jahresgewinn	über 80.000 €

Keine Bilanz nötig

Freiberufler — immer EÜR, nie Bilanzierung
Kleinunternehmer und Einzelunternehmer unter den Schwellenwerten
Land- und Forstwirte (eigene Regeln)

Das Finanzamt kann nach § 141 AO zur Buchführung auffordern. Erst dann beginnt die Pflicht — auch wenn die Schwelle bereits überschritten ist.

Aktiva und Passiva — der Aufbau

Die Bilanzgliederung ist durch § 266 HGB vorgegeben.

Aktivseite — Wo steckt das Geld?

Position	Beispiele
A. Anlagevermögen	Maschinen, Fahrzeuge, IT, Beteiligungen, Patente
I. Immaterielle Vermögensgegenstände	Software, Lizenzen, Firmenwert
II. Sachanlagen	Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Büroausstattung
III. Finanzanlagen	Beteiligungen, Wertpapiere (langfristig)
B. Umlaufvermögen	Bestände, Forderungen, Bankguthaben
I. Vorräte	Rohstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse, Waren
II. Forderungen aus LuL	Noch nicht bezahlte Ausgangsrechnungen
III. Wertpapiere	Kurzfristige Anlagen
IV. Kassenbestand/Bankguthaben	Bargeld, Bankkonten
C. Rechnungsabgrenzungsposten	Vorausgezahlte Kosten, die die nächste Periode betreffen

Passivseite — Woher kommt das Geld?

Position	Beispiele
A. Eigenkapital	Gezeichnetes Kapital, Rücklagen, Jahresüberschuss
I. Gezeichnetes Kapital	Stammkapital (GmbH: mindestens 25.000 €)
II. Kapitalrücklage	Einlagen der Gesellschafter über das Stammkapital hinaus
III. Gewinnrücklagen	Einbehaltene Gewinne aus Vorjahren
IV. Jahresüberschuss/-fehlbetrag	Ergebnis des laufenden Geschäftsjahres aus der GuV
B. Rückstellungen	Zukünftige Verpflichtungen, Betrag noch ungewiss
C. Verbindlichkeiten	Kredite, offene Eingangsrechnungen, Steuerverbindlichkeiten
D. Rechnungsabgrenzungsposten	Erhaltene Vorauszahlungen für die nächste Periode

Die Bilanzgleichung

Aktiva = Passiva — immer, ohne Ausnahme.

Jede Buchung in der doppelten Buchführung berührt mindestens zwei Konten so, dass die Gleichung erhalten bleibt.

Beispiele

Vorgang	Aktiva-Effekt	Passiva-Effekt
Kauf einer Maschine auf Kredit	Sachanlagen +50.000 €	Verbindlichkeiten +50.000 €
Bank zahlt Darlehen aus	Bankguthaben +100.000 €	Verbindlichkeiten ggü. Kreditinstituten +100.000 €
Gesellschafter legt Stammkapital ein	Bankguthaben +25.000 €	Gezeichnetes Kapital +25.000 €
Jahresgewinn 20.000 €	Bankguthaben/Forderungen steigen implizit	Eigenkapital +20.000 €

Tipp: Wenn deine Bilanz in Sortico nicht aufgeht, liegt meistens eine Buchung auf einem falschen Konto. Schaue dir die größten Abweichungen in der Summen-Saldenliste an.

Deine Bilanz — immer aktuell

Sortico hält deine Bilanz laufend aktuell. Kein Warten auf den Steuerberater für eine erste Übersicht — sieh dir Aktiva, Passiva und Eigenkapital jederzeit an.

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Bilanz oder EÜR — was gilt für dich?

Merkmal	Bilanz	EÜR
Wer?	GmbH, UG, AG; Einzelunternehmer über Schwelle	Kleinunternehmer, Freiberufler, kleine Einzelunternehmer
Gewinnermittlung	Bestandsvergleich (Aktiva - Passiva)	Einnahmen minus Ausgaben
Komplexität	Höher — doppelte Buchführung	Einfacher — Zufluss-Abfluss-Prinzip
GuV	Pflicht	Nicht nötig
Vorteile	Vollständiges Bild der Vermögenslage	Weniger Aufwand, schneller Überblick

Den Wechsel von der EÜR zur Bilanzierung legt das Finanzamt fest — entweder weil die Schwellenwerte nach § 141 AO überschritten werden oder weil du dich freiwillig für die Bilanzierung entscheidest.

Abschreibungen in der Bilanz

Anlagevermögen wird nicht sofort als Aufwand erfasst, sondern über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Das schlägt sich in der Bilanz nieder: Der Buchwert des Anlagevermögens sinkt jedes Jahr um die AfA.

Zeitpunkt	Buchwert Maschine (Kaufpreis 10.000 €, Nutzungsdauer 5 Jahre)
Anschaffung	10.000 €
Nach 1 Jahr (AfA 2.000 €)	8.000 €
Nach 2 Jahren	6.000 €
Nach 5 Jahren	0 € (voll abgeschrieben)

Sortico berechnet die Abschreibungen aus dem Anlagenverzeichnis und bucht sie automatisch — der Buchwert in der Bilanz bleibt immer aktuell.

Typische Fehler vermeiden

Abschreibungen vergessen. Wenn Anlagevermögen nicht abgeschrieben wird, ist der Gewinn zu hoch und die Bilanz stimmt nicht. Sortico erinnert dich, das Anlagenverzeichnis aktuell zu halten.

Privatentnahmen falsch gebucht. Privatentnahmen des Unternehmers mindern das Eigenkapital — sie sind keine Betriebsausgabe. Falsch gebuchte Entnahmen verfälschen sowohl GuV als auch Bilanz.

Rückstellungen vergessen. Erwartete Verbindlichkeiten (z.B. Steuerrückstellungen, offene Urlaubsansprüche) müssen gebucht werden. Ohne Rückstellungen ist die Bilanz unvollständig und der Gewinn zu hoch.

Vorjahresvergleich weglassen. Kapitalgesellschaften sind nach § 264 HGB verpflichtet, die Vorjahreszahlen auszuweisen. Sortico macht das automatisch — prüfe trotzdem, ob die Werte plausibel sind.

Bilanz und GuV auseinanderdriften. Der Jahresüberschuss der GuV muss exakt dem Eigenkapitalzuwachs der Bilanz entsprechen. Stimmt das nicht, liegt ein Buchungsfehler vor.

Häufig gestellte Fragen

Wer muss eine Bilanz erstellen?

GmbH, UG, AG und Personengesellschaften sind nach § 242 HGB bilanzpflichtig. Einzelunternehmer werden bilanzierungspflichtig, sobald sie eine der Schwellen nach § 141 AO überschreiten (Umsatz > 800.000 € oder Gewinn > 80.000 €) und das Finanzamt sie dazu auffordert. Alle anderen dürfen die einfachere EÜR nutzen.

Was ist der Unterschied zwischen Aktiva und Passiva?

Die Aktivseite zeigt, wo das Geld steckt — in Maschinen, Vorräten, Forderungen oder auf dem Konto. Die Passivseite zeigt, woher das Geld kommt — aus Eigenkapital oder Fremdkapital (Schulden). Beide Seiten sind immer gleich groß.

Was ist die Bilanzgleichung?

Aktiva = Passiva. Das bedeutet, das gesamte Vermögen des Unternehmens ist immer gleich groß wie sein gesamtes Kapital. Eine Bilanz ist per Definition immer ausgeglichen.

Was passiert mit dem Jahresergebnis der GuV?

Der Jahresüberschuss oder -fehlbetrag aus der GuV fließt in die Bilanz — genauer gesagt in das Eigenkapital. Ein Gewinn erhöht das Eigenkapital, ein Verlust mindert es.

Muss ich als Kleinunternehmer eine Bilanz erstellen?

Nein. Kleinunternehmer erstellen in der Regel eine EÜR (Einnahmenüberschussrechnung). Eine Bilanz ist nur nötig, wenn du bilanzierungspflichtig bist.

Was unterscheidet die Bilanz von der GuV?

Die Bilanz ist eine Momentaufnahme zu einem Stichtag — sie zeigt Vermögen und Schulden. Die GuV ist eine Zeitraumrechnung — sie zeigt Erträge und Aufwendungen über ein Jahr. Beide zusammen bilden den Jahresabschluss.

Begriffe einfach erklärt

Aktiva

Die linke Seite der Bilanz — zeigt, wo das Kapital investiert ist: in Anlagevermögen (langfristig) und Umlaufvermögen (kurzfristig).

Passiva

Die rechte Seite der Bilanz — zeigt, woher das Kapital stammt: Eigenkapital (von Gesellschaftern) und Fremdkapital (Schulden).

Eigenkapital

Das Kapital, das den Eigentümern gehört: Stammkapital plus einbehaltene Gewinne minus Verluste. Je höher, desto solider das Unternehmen.

Fremdkapital

Alle Schulden des Unternehmens: Bankdarlehen, offene Rechnungen, Steuerverbindlichkeiten, Rückstellungen.

Anlagevermögen

Vermögensgegenstände, die dauerhaft dem Betrieb dienen — Maschinen, Fahrzeuge, IT-Ausstattung. Werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben.

Umlaufvermögen

Vermögensgegenstände, die sich im kurzfristigen Kreislauf befinden — Vorräte, Forderungen, Bankguthaben, Kasse.

Bilanzstichtag

Der Tag, auf den die Bilanz erstellt wird — bei Unternehmen mit Kalenderjahr der 31. Dezember.

Rückstellungen

Schulden deren genaue Höhe oder Fälligkeit noch ungewiss ist — z.B. Steuerrückstellungen oder Pensionsrückstellungen. Müssen trotzdem in der Bilanz ausgewiesen werden.

Bestandsvergleich

Die Methode zur Gewinnermittlung bei Bilanzierern: Eigenkapital Ende minus Eigenkapital Anfang (bereinigt um Privatentnahmen/-einlagen) ergibt den Gewinn.

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel wurde am 19. April 2026 fachlich geprüft. Bei konkreten steuerlichen Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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