DATEV-Export für den Steuerberater

Ein Klick — alle Daten für deinen Steuerberater

Von der Sortico Redaktion · aktualisiert am 19. April 2026 · Lesezeit 5 min

Was ist der DATEV-Export?

DATEV ist die führende Buchführungssoftware für Steuerberater in Deutschland. Der DATEV-Export aus Sortico erzeugt Dateien im DATEV-kompatiblen Format (EXTF), die dein Steuerberater direkt in sein DATEV-System importieren kann — ohne mühsames Abtippen.

Die Buchführung muss nach § 146 AO so geführt werden, dass ein sachverständiger Dritter die Lage des Unternehmens in angemessener Zeit prüfen kann. Ein strukturierter DATEV-Export ist dafür der Standard.

Sortico erzeugt das gesamte Paket in einem Schritt: Buchungsstapel, Kontenbeschriftungen, Belege — alles in einem ZIP-Archiv.

Was wird exportiert?

Datei im ZIP	Inhalt	Format
EXTF_Buchungsstapel.csv	Alle Buchungen des Zeitraums	DATEV EXTF CSV
EXTF_Kontenbeschriftungen.csv	Kontenplan mit Bezeichnungen	DATEV EXTF CSV
Belege/	Alle zugehörigen Belege als PDF	PDF mit DATEV-Beleglink
Export-Protokoll.txt	Zeitstempel, Zeitraum, Anzahl Buchungen	Textdatei

Jede Buchung enthält:

Buchungsdatum und Belegdatum
Konto und Gegenkonto (SKR03 oder SKR04)
Betrag (Soll/Haben)
Buchungstext (gekürzt auf 60 Zeichen — DATEV-Limit)
Belegnummer und Beleglink
Steuerschlüssel und Steuerbetrag

Beraternummer und Mandantennummer einrichten

Für den korrekten EXTF-Header benötigst du zwei Nummern von deinem Steuerberater:

Beraternummer: 5-stellige Nummer deiner Steuerberatungskanzlei bei DATEV
Mandantennummer: 5-stellige Nummer, mit der du bei deinem Steuerberater geführt wirst

Beide Nummern trägst du einmalig in den Unternehmenseinstellungen in Sortico ein. Danach enthält jeder Export automatisch den korrekten Header.

Tipp: Dein Steuerberater kann dir Beraternummer und Mandantennummer auf Anfrage mitteilen — oft steht beides auch auf dem Deckblatt des letzten Jahresabschlusses.

In Sekunden übergeben — ohne E-Mail-Chaos

Mit Sortico ist die monatliche Buchungsübergabe an deinen Steuerberater ein Klick: ZIP herunterladen, weiterleiten, fertig. Kein Abtippen, keine Excel-Tabellen, kein Verlust von Belegen.

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CSV-Format erklärt — EXTF-Header

Das DATEV EXTF-Format hat einen standardisierten Header in der ersten Zeile, der die Metadaten enthält:

"EXTF";700;21;"Buchungsstapel";7;...;"Beraternummer";"Mandantennummer";...

Wichtige Felder:

Feld	Bedeutung	Beispiel
EXTF	Format-Kennung	EXTF
700	Versionsnummer	700 (aktuell)
Kategorie	Art des Exports	21 = Buchungsstapel
Beraternummer	5-stellig	12345
Mandantennummer	5-stellig	67890
Wirtschaftsjahr	Beginn des Geschäftsjahres	20260101
Sachkontenlänge	Stellenanzahl Kontonummern	4 (SKR03/04)

Tipp: Wenn dein Steuerberater Fehlermeldungen beim Import meldet, prüfe zuerst: Stimmen Beraternummer und Mandantennummer? Ist der Kontenrahmen korrekt (SKR03 oder SKR04)?

GDPdU-Kompatibilität — Datenzugriff des Finanzamts

Nach § 147 Abs. 6 AO hat das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung das Recht, auf deine digitalen Buchführungsdaten zuzugreifen. Sortico stellt dafür auf Anfrage einen GDPdU-konformen Datenexport bereit.

Zugriffsmodus	Bedeutung
Z1 — Unmittelbarer Zugriff	Prüfer liest direkt in Sortico
Z2 — Mittelbarer Zugriff	Sortico generiert Export, Prüfer analysiert mit eigener Software
Z3 — Datenträger	Export als GDPdU-ZIP auf USB/Download

Sortico unterstützt alle drei Zugriffsmodi. Im Prüfungsfall kannst du dem Prüfer entweder einen temporären Lese-Zugang einrichten oder einen vollständigen Daten-Export als ZIP erstellen.

Die Aufbewahrungspflicht für Buchführungsdaten beträgt nach § 147 AO zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege.

Rücktransfer vom Steuerberater

Wenn dein Steuerberater Buchungen in DATEV angepasst oder ergänzt hat, kann er dir einen DATEV-Export zurückschicken. Sortico kann diesen Export importieren und die Buchungen abgleichen.

Szenario	Vorgehen
Steuerberater hat Buchungen korrigiert	DATEV-Import in Sortico — Sortico zeigt Differenzen
Jahresabschluss vom Berater erhalten	Als PDF in Sortico hochladen und archivieren
Steuerberater hat neue Konten angelegt	Kontenplan-Import aus DATEV-Export

Beim Import prüft Sortico auf Duplikate: Buchungen, die bereits existieren, werden nicht doppelt eingetragen. Abweichungen werden in einem Abgleich-Protokoll angezeigt.

Häufige Fehler vermeiden

Falschen Kontenrahmen gewählt. SKR03 und SKR04 haben unterschiedliche Kontonummern. Frag deinen Steuerberater, welchen Rahmen er verwendet — in Sortico ist SKR03 der Standard.

Beraternummer vergessen. Ohne korrekten EXTF-Header kann dein Steuerberater den Export nicht direkt importieren. Einmalig einrichten — danach läuft es automatisch.

Belege nicht mit exportiert. Achte darauf, dass du den vollständigen ZIP-Export verwendest (inkl. Belege-Ordner) — nicht nur die CSV-Datei. Ohne Belege kann der Steuerberater Buchungen nicht vollständig prüfen.

Export für einen bereits übermittelten Zeitraum ohne Rücksprache ändern. Wenn du nach dem DATEV-Export noch Buchungen in Sortico änderst, stimmt dein Export nicht mehr. Schicke dann einen aktualisierten Export an deinen Steuerberater.

Häufig gestellte Fragen

Welche DATEV-Programmversion braucht mein Steuerberater?

Sortico exportiert im DATEV-Format EXTF (Extended Text Format) — das ist der aktuelle Standard, der von allen gängigen DATEV-Versionen (DATEV Unternehmen online, DATEV Kanzlei-Rechnungswesen) unterstützt wird. Frag deinen Steuerberater, ob er DATEV nutzt.

Muss ich Berater- und Mandantennummer kennen?

Ja, für den korrekten EXTF-Header brauchst du die Beraternummer (5-stellig) und die Mandantennummer (5-stellig). Beides bekommst du von deinem Steuerberater.

Kann ich den Export auch ohne Steuerberater nutzen?

Ja. Der DATEV-Export eignet sich auch als strukturiertes Backup oder für den Import in andere Buchführungssoftware. Viele Buchhaltungsprogramme können DATEV-Format importieren.

Werden auch Belege exportiert?

Ja. Sortico exportiert im ZIP-Paket neben den CSV-Buchungsdaten auch alle zugehörigen Belege als PDF — mit der DATEV-Belegverknüpfung, sodass dein Steuerberater Buchung und Beleg direkt zuordnen kann.

Was ist der Unterschied zwischen GDPdU und GoBD?

GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ist der ältere Begriff — die aktuellen Regeln heißen GoBD. GDPdU-Kompatibilität bedeutet, dass das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung Zugriff auf die Daten hat (§ 147 Abs. 6 AO).

Wie oft sollte ich exportieren?

Viele Steuerberater bevorzugen monatliche Übergaben — spätestens nach jedem Quartalsabschluss. Sortico speichert alle Buchungen dauerhaft, du kannst auch rückwirkend für beliebige Zeiträume exportieren.

Begriffe einfach erklärt

DATEV

Die führende Buchführungssoftware für Steuerberater in Deutschland. Über 40.000 Steuerberatungskanzleien nutzen DATEV — das Format ist der De-facto-Standard für die Datenübergabe.

EXTF

Extended Text Format — das aktuelle DATEV-CSV-Format für Buchungsstapel. Enthält einen standardisierten Header mit Beraternummer, Mandantennummer und weiteren Metadaten.

SKR03 / SKR04

Standardkontenrahmen für deutsche Buchführung. SKR03 für Handels- und Industrieunternehmen (Prozessgliederung), SKR04 für GmbH und Freiberufler (Abschlussgliederung). Der Kontenrahmen bestimmt die Kontonummern.

Buchungsstapel

Ein Paket von Buchungen, das als Ganzes in DATEV importiert wird. Jeder Export aus Sortico erzeugt einen Buchungsstapel für den gewählten Zeitraum.

GDPdU

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen — älterer Begriff für die heutigen GoBD-Regeln. Regelt, wie das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf digitale Daten zugreift (§ 147 Abs. 6 AO).

Beraternummer

Die 5-stellige DATEV-Kennung deiner Steuerberatungskanzlei. Pflichtfeld im EXTF-Header.

Mandantennummer

Die 5-stellige Kennung, mit der du bei deinem Steuerberater in DATEV geführt wirst. Pflichtfeld im EXTF-Header.

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel wurde am 19. April 2026 fachlich geprüft. Bei konkreten steuerlichen Fragen wende dich an deinen Steuerberater.

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