GoBD-konforme Dokumentenverwaltung

Was ist die GoBD?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regelt, wie Unternehmen und Selbstständige ihre steuerlich relevanten Dokumente digital aufbewahren müssen.

Auch wenn die GoBD primär für Unternehmen gilt, setzt Sortico diese Grundsätze als Qualitätsstandard für alle Nutzer um — damit deine Dokumente sicher, nachvollziehbar und rechtskonform verwaltet werden.

Unveränderbarkeit

Geprüfte Dokumente können in Sortico nicht gelöscht werden. Sobald du ein Dokument als „geprüft“ markierst, wird es revisionssicher aufbewahrt. Alle Änderungen an geprüften Dokumenten erfordern eine Begründung, die im Audit-Trail protokolliert wird.

Dokumente, die noch nicht geprüft wurden (Status „Neu“ oder „Analysiert“), können jederzeit gelöscht werden — sie gelten noch nicht als geschäftsrelevant.

Nachvollziehbarkeit

Jede Aktion in Sortico wird im Audit-Trail dokumentiert: Wer hat wann was geändert, von welcher IP-Adresse und mit welchem Gerät. Das umfasst Uploads, Analysen, Statusänderungen, Tag-Zuweisungen und Löschungen.

Bei geprüften und archivierten Dokumenten wird zusätzlich der Änderungsgrund gespeichert — so ist jede Bearbeitung auch im Nachhinein nachvollziehbar.

Aufbewahrungsfristen

Sortico ordnet jedem Dokument über seine Kategorie eine Aufbewahrungsfrist zu. Die aktuellen Fristen orientieren sich an den gesetzlichen Vorgaben:

• 8 Jahre: Rechnungen, Buchungsbelege, Kontoauszüge (seit 2025 von 10 auf 8 Jahre reduziert) • 10 Jahre: Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventare, Steuererklärungen • 6 Jahre: Geschäftskorrespondenz, Verträge • 2 Jahre: Handwerkerrechnungen (auch für Privatpersonen)

Archivierte Dokumente bleiben in Sortico bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist erhalten.

Dokumentenstatus und Schutz

Sortico verwendet vier Dokumentenstatus mit unterschiedlichem Schutzniveau:

• Neu / Analysiert: Dokument wurde hochgeladen und ggf. von der KI analysiert. Frei bearbeitbar. Löschung möglich. • Geprüft: Du hast das Dokument als korrekt bestätigt. Ab jetzt GoBD-geschützt — keine Löschung mehr möglich, Änderungen nur mit Begründung. Archivierung möglich. • Archiviert: Dokument ist abgelegt und geschützt. Nur Lesen und begründete Änderungen.

Technische Umsetzung

Sortico speichert alle Dokumente in einem verschlüsselten S3-kompatiblen Object Storage auf deutschen Servern (Hetzner, Nürnberg). Die Datenbank wird täglich automatisch gesichert.

Löschungen sind immer Soft-Deletes — das Dokument wird als gelöscht markiert, aber nicht physisch entfernt. Der Audit-Trail ist unveränderbar und wird separat gesichert.

Alle Zugriffe sind durch JWT-Authentifizierung, Rate-Limiting und Multi-Tenant-Isolation geschützt.

Hinweis

Sortico unterstützt dich bei der GoBD-konformen Dokumentenverwaltung, ersetzt aber keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für verbindliche Auskünfte zu Aufbewahrungspflichten wende dich bitte an deinen Steuerberater.